第64章

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信息整理的重要目的1.整理的目的在于缩短“检索时间” 若你进入新闻大楼的政治部门或社会部门办公室，可以看到记者先生的办公桌上简直乱得惊人！在狭窄的桌面上摆着成堆的备忘录、稿纸和资料等，十分凌乱，几乎连工作的空间也没有了！可是再仔细一看，似乎杂乱不堪的 办公桌上，其实是很有条理的，当他们需要什么时，即使闭上眼睛也能拿到。

说实在的，管理者书桌的凌乱程度并不亚于记者，有个别管理者从中学 到现在一直都是如此，可以说是历史悠久了。但是，尽管看起来杂乱，他们却很容易找到自己想要的资料。这可以说是“乱中有序”吧！ 一定有很多人认为：将书桌整理得愈整齐，愈能提高工作效率。“井然有序”，表面上看起来似乎是正确的，但却容易发生“整理手册”中所描述 的“只重表面不重实用”的危险情况。那么究竟如何整理呢？

简单地说，“整理”是以缩短“检索时间”为宗旨，以提高效率为目的。

“检索时间”是什么意思呢？其实它原来是电脑的专用名词，指：从查询、 搜索直到获得资料的整个过程中所花费的时间。比如当你在写稿时，遇到不会写的字时，从离开书桌拿字典、到翻开字典找到你要找的词汇，其间所花费的时间，便可用“检索时间”来称呼。如果仅仅为了书架外观的整洁漂亮， 而在整理时，以书的大小来分类，外表上看起来也许很美观，可是当你想要找到所需要的资料时，却要颇费一番周折。反之，不以大小为分类标准，而 以种类来编排的书架，虽然外表看起来凹凸不平，十分凌乱；但以“检索目的”的观点来看，却能发挥书架的真正效用，达到事半功倍的效果。

有人说过“治理整顿”这句话，意思就是要将东西整齐化。其实，“治 理”和“整顿”真正的意思，应该不一样。“整顿”犹如前述的书架，只重外观整齐而不重实用；而“治理”，却是不拘泥于书的格式、大小、厚薄等， 而以内容为重点，所以能够节省时间，并迅速获得资料。欲提高效率的人，治理的第一步，应以缩短检索时间为当务之急。

2.信息整理要以“个人需求”为中心 为“个人”而作的信息整理，不必考虑他人的立场，只要自己方便使用，不管别人的看法如何，这样就是最好的整理方法。例如：百科全书的封面， 原本是为了美观和收藏而设计的，如果你把它全部去掉，做为自己的枕头，而且将整套书放在容易看见的地方，甚至在书架上划上每一本书的固定位 置，这是很好的做法。当然，在客厅的书架或壁炉上放套百科全书，是再好不过的装饰品了。实在不该这样地对待百科全书，但是，如果站在百科全书 的本意上，你的作法才真的是“物尽其用”。毕竟，需要百科全书时，总能以最短的时间取得想要的资料。

在信息整理上，一旦顾虑太多，就无法发挥功效。在整理时，必须以“自 我需求”为原则，并且以缩短检索时间为目的，如此才能设计出一套适合自己的整理方法。但是，费心所设计出的整理方法，即使未参杂其它的因素， 实行后，却发现所需的检索时间要比整理前更长。因此，这一套整理方法就要重新再研究了。

3.信息整理以迅速为收集原则 最近，在较具规模的百货公司或文具店里，可以看见一些资料整理用品的陈设专柜。实际上，那儿只是摆了一些琳琅满目的“道具”。另外，许多 商业杂志中也设立了以“介绍资料整理用品”为主题的专栏。商业界很多人喜欢在办公桌或抽屉内摆上一堆“整理专用品”，已经成为一种流行风潮。 这并不是要诽谤这些商品，而是很值得怀疑，它们真能适合每个人的需要吗？

如果你过分依赖这些“道具”，并一味以它的用途来整理，而不根据个人需 求来利用，整理效率就一定会大打折扣。例如：在剪报时，很多人都会先用圆珠笔将想要收集的资料划上记号，然后再用剪刀裁下来。不论在公司或家 里，只要用具齐全，进行剪报工作十分方便。如果有一天你在车上看到报纸上有一篇合乎需要的资料时，又该怎么办呢？那时手边什么用具也没有，只 好暂时放弃了；如果你整天都在外面约见客户，等回到公司或家里时，对那篇重要的报道，大概也忘得一干二净了。这种情形屡见不鲜，令人烦恼。

西方有句谚语：“幸运女神只有刘海”，是指当幸运女神与你相遇时， 若不赶快捉住那撮幸运的刘海，等到她与你擦肩而过后，后悔就来不及了，这是警惕世人要把握稍纵即逝的“时机”。整理信息也是如此，若过分依赖 麦克笔、剪刀、美工刀、尺子等工具，而错失收集重要报道的机会，就如同与女神相遇却不能及时抓住她的刘海一般。离你而去的女神，是不会再次对 你挥手的。由此可知，看到对于自己有价值的信息时，就像看到女神的幸运刘海一般，立刻捉住不放。所以，无论身在何处，只要看到所需的信息，就应该“刷”地一声，尽快地把它撕下来。这里所指的整理方法，目的是希望 读者不要过分依赖“道具”，能加以利用“撕”这一独门绝招，即以简单、快速的方法来完成资料的收集。

4.开始收集信息时，不要希望有“完美品”的出现“撕”这一绝招，能使资料尽快到手，且无须借助其它用具。这与信息 整理有个共同点：节省时间。许多人在整理信息时，都是 3 分钟热度，过没多久就把它一脚踢开。这些人常说：“收集信息最主要的是‘知道’就行了， 收集后还要再整理，太麻烦了？？”，这些人认为信息整理只要做就可以了，无须仔细过滤，以致于开始做没多久，就有挫折感了。

对于这类人，现奉送他们一句：“信息整理力求简化”。这才是最好的 方法。剪报时，看到认为需要的部分，就立刻撕下来，然后把剪报贴在活页纸上，等累积到某种程度后，再考虑重新分类整理。刚开始，应先考虑“什 么样的信息比较适合自己？”等因素，然后订出收集的标准，还要腾出宝贵的时间去完成它。可是，如果最后发现离“完美品”还有一大段距离时，就 会十分泄气。

奉劝各位管理者，先经过一段时间的收集，再整理这些信息，千万不要 以为“这是完美的信息”。毕竟，在信息整理中，“完美”是无法达到的境界。事实上，如果有“为了获得周详的信息整理而投入过多的时间的人，简 直是傻瓜”的认同心理，再做信息整理时，大多能得心应手，事半功倍。而且熟能生巧，渐渐地也更能有效率地整理信息了。不断地改进之后，必能设 计出最佳的整理方法，在不同情况下加以应用，发挥它的功效。例如，为了能高效地整理繁杂业务，你绞尽脑汁，设计出一位得力助手——“信息检索 秘书”，它使你在工作时能迅速获得你所需要的信息。

5.工作信息检索化的方法当你 26 岁时即成立一家公司，独当一面。在此之前也许你常想：如果自 己是老板，该如何管理员工呢？跟当时的生意人比起来，你的确花了很多时间在研究如何有效管理员工上。你将每一位职员的工作范围划分清楚，使其 各司其职，这样才能确实督察每个人的工作成效。依据工作内容而整理设计出的“信息检索秘书”，是一种“完成中”的信息大全，内容包括电话处理、 文具采购、客户资料整理、职员出差程序等，分门别类之后，便可以迅速地完成工作的每一步骤，而达到“缩短检索时间”的目的。

开始设计“信息检索秘书”时，千万不要存有“大功告成”的想法，因 为在制作时必定会出现一些问题。为了解决这些问题，使其尽善尽美，只有一边实行、一边改进，才能日益进步。在实际工作中，常会出现突发事件， 而这种情况是“信息检索秘书”无法处理的。对于这类事情，职员也常产生差错。处理偶发事件的成功与否，如果能在事后加以研讨和改进，必能完善“信息检索秘书”的功能。不断地增加“信息检索秘书”的功能，并视其为 每位职员的责任，虽然汇集而成的实践资料也许并不丰厚，但却是宝贵的经验之谈。如此才能促使公司业务蒸蒸日上。现有的“信息检索秘书”，都以 公司有关业务的处理为范围。但如果懂得其用法，对于处理其它事情，必定 是相当实用的。

由于业务繁忙，需要一位秘书分担工作，你才设计出这样一位“信息检 索秘书”，虽然它不是“人”，却和其它公司的秘书一样，具有高度的工作效率。即使再复杂的工作，如果依据“信息检索秘书”的步骤进行，就必定能顺利完成。例如，为了文件的处理或申报，须往返于政府机关。这些文件 都有固定的办理程序和办法，由于漫不经心，以致每次办理时都是迷迷糊糊的，浪费了不少精力和时间。如果能把处理这类事情的程序纳入信息检索内， 就会发现，办起事来不仅顺利和快速，更能节省许多精力和时间。

“如果能事先多了解文件表格的处理步骤，不是很好吗？”、“任何时 间前往市府办事处都可以吗？”、“途中经过哪些地方呢？”诸如此类的办事资料，便可汇集而成“工作信息检索”。起初，“工作信息检索”的资料 一定很少，经过经验的累积，资料才逐渐增加。错误往往也是充实工作信息检索内容的重要来源。这一点和你的“信息检索秘书”完全相同。

6.信息收集以“完成目的”为出发点“信息检索秘书”是根据实际需要设计的。在收集各类信息时，要有严 谨认真的态度。信息收集也要讲求“轻重缓急”，没有完成目的的意识，收集的信息就不具有任何意义。有一位男人，远从长春来拜访名作家 K 氏，其 目的是希望 K 氏能对他的资料整理方法给予一些忠告。他带来很多卡片、剪贴本、归档资料等，并把他个人的方法做了详细地说明。从他的说明中，可 以看出他对于自己的整理方法已经很满意，令人感到他根本不需要任何忠 告。K氏听完了他的话后，心想：这项设计成果，一定花费了不少时间。就 问他：“你每天花多少时间整理资料？”他立刻回答：“从早到晚。”接着又说：“由于阅读的范围日益广泛，令自己感兴趣的事物愈来愈多，最后我 实在舍不得减少整理资料的时间，以致于整天都在忙这个！”

也许他认为自己所设计的这套方法仍有缺陷，就来听取 K 氏的忠告。K 氏对他说：“你不妨腾出一个月，停止所有的资料整理，安安静静、仔仔细细地想想，什么才是自己最喜爱的信息，再去实行这套整理法则，你认为如 何？”假如你是 K 氏，对这位长春男子，也会做相同的建议。信息是为了使用才收集的；是根据自己所需而做的有关收集工作。例如：假如你担任律师、 会计师，或翻译等职务。你对有关法律、税务及外语方面的信息兴趣必然十分浓厚，也渴望追求新知，以加强这类知识。为了完成“自我需求”的目的，“什么是我需要的”，这正是收集信息的首要工作，即所谓的“目的意识”。 更重要的是，在收集资料时，如果碰到难以割舍的信息，正是“目的意识”

须坚持到底的时刻。如果不能确认信息整理法是“目的意识”的手段，就会 像长春男子一样，不知以“目的”为收集标准，竭尽全力整理资料，追求“方法论”；虽然收集到完善的资料，却无法一一派上用场。在浩瀚的知识海洋 里，如果不以自己的需求来收集信息，就会像一艘超载航行的船，船沉人亡是在劫难逃的了。

7.信息收集的标准“宁短毋缺”的收集方法能使你获得一大堆的资料。但是，这是相当不 明智的方法。为什么呢？这种像脱缰的野马似地收集信息，光整理就得花费很长的时间，别说“使用”了。“请勿不停地储存信息，断然决定资料的取 舍，更是一种智慧。”相信很多经验丰富的人都会强调这项原则。取舍的标准是一门大学问。收集信息时，“取舍标准”是一件十分困难的事，往往会 在收集信息时造成心理障碍。所以建议管理者不要实行“取舍标准”，而实行“采用标准”。一般人都有“获得容易丢弃难”的心理障碍，实行“采用 标准”，就更能符合一般人的心理状态。不过，“采用标准”的重点，并非一开始就使用，而是资料收集到某一程度后，再根据“为何这样做”而实行“采用标准”，这时资料收集就具有实用性了。 信息收集和整理，都以“自我目的”为前提。每隔一段时间，就得做这种“目的意识”的分类，然后再以“采用标准”整理所需的资料，如此绝不 会产生资料取舍的困扰。完成资料的收集，由于取舍标准不一，不能及时利用“采用标准”，这只是具有收集意识，尚称不上有效率地整理资料。

8.资料取舍要速战速决 对于报刊杂志和书籍等资料的采用，必须明确地决定取舍。其原则是：对于报刊杂志，凡与收集目的无关的信息，以及和剪贴分类内容不符合的部 分，都应该断然丢舍，千万不要存有“留着再作打算”的念头，应以“速战速决”的方式做出取舍的决定。即使在慎重考虑下所留存的报刊杂志资料， 很快便会收集成一堆。经过一段时间后，整理资料往往成了很棘手的工作，最后干脆把辛苦留存的一大堆资料，看也不看地全部丢掉。早知如此，当初 就不要费神收集了，也不用费力丢弃。如果能有此认识，也算是收集资料的 一项重要观念。

如果买一本书，完全是根据需求而选择，买来之后当然不会轻易丢弃。 但是多费神在书上重要的位置上做记号，在需要时便能立刻派上用场。可是，有可能在一本书中只有那么少许的内容是你所需要的，也可能就因这一点点 的需要而买下这本书。但无论购买与否，重要的是把需要的部分保留下来，其它的就可以弃置一旁。

有关信息整理的书籍常这样写着：“收集资料要限定期限，在这段期限 中没有用的资料，就可以丢掉了。”不少人赞同这种做法。事实上，无论期限长短，如果只是储存，其数量必定愈来愈多，相对地，惰性也因期限延长 而愈来愈重，导致不能有效地整理资料。因为这些缺陷，对于信息“取舍”

的决定，更要“速战速决”。不知丢舍不适用的资料，反而紧紧抱住各种资 料不放，这是资料收集和整理工作最忌讳的。对于这种建议，也许有人会问：“断然割舍固然正确，但是稍后又有所需要时，又该怎么办呢？”管理者应 该还记得，速战速决策略是针对报刊杂志等刊物的。即使擦肩而过，往后仍可找到这些刊物，这一点是不用担心的。重点在于是否所有图书馆内的期刊 室都可找到过期的报纸？图书馆、出版公司，一定都存有过期的杂志，所以大可不必担心资料的丢失；另一项重点是必须拥有过期报纸或杂志的简单目 录，留待查阅时作为“检索”的来源。

除了以“采用标准”作为收集资料的标准外，对于所要的资料，在剪报 时应注明报纸名称、日期；杂志方面则应写下杂志名称、篇名、出版期号，以及划下重点等，为未来“检索”工作奠定良好的基础。

信息整理的特征信息有如生物，随时随地衍生和扩大；尤其对现代人来说，信息的无边， 就如巨大的海洋。管理者每天拿到的早、晚报，加起来的字数那么多；坐在汽车里看到的是广告；公司里公文、电话、商业资料如潮水般流过双手；休 息时看到听到的尽是书本、杂志、电视节目、广播录像带？？连一本新的电脑手册都是信息家族的一员。这些数之不尽的资料似乎足以将人淹没，但实 际上，一直认为与工作无关的资料大都能可以过眼即丢，想要在信息社会里过健康生活，除了大胆取舍外实无他法。

唯一担心的问题，是如何整理自己苦心收集来的实用资料。只要用心收集资料，光是报纸、杂志就成箩成筐，再加上其它媒体，更是不可胜数。资 料到手未必是难事，但如何整理、活用这些资料却让人大伤脑筋。“资料整理术”是利用一种手段处理资料，不让你重复地把小山似的资料搬回家，然 后望着发呆，最后丢进垃圾筒，于是，觉得你是一个傻瓜。相信很多人都有这种倾向，常许下承诺，狂热地要求自己把能收集到的资料都放在手旁，其 结果是毫无能力去处理，全变成废纸丢进垃圾筒，许多上班族都有这种经验。

对于这种状态，可称其为“资料肾亏”。在中国传统中医学里，习惯地把因 房事过度而造成身体虚弱的症状称为“肾亏”；而“资料肾亏”是指资料过多过滥，使人们的头脑和神经疲惫不堪。即许多人在没有确定目标和意识不 清的情况下，就大量收集资料，或者收集到的资料重复的太多，以致收集者无法理解收集资料的含义，造成大脑神智不清，出现不健康的状态。

不管是何等重要的资料，如果仅保持刚拿到手的形式，一定会因表现方 式和媒体的不同，而无法归纳和应用。未经整理的资料是无法提高工作效率 的。

1.工作效率化 许多人在初尝资料整理术的甜头时，不禁喜上眉梢，而这种快感逐渐使很多人将资料整理视为嗜好而乐此不疲。当然人人有不同的嗜好，但是不能 错将嗜好当工作，否则很容易又回到浪费精力和无意义的原点上。

有很多人无限制地剪报、贴报、建档，这完全是嗜好。对工作来说，资 料整理只要能够做到需要时就能找到必要的资料就行。也许你觉得，如果费时费钱去剪存一些不必要的报纸，还不如去做些对自己生活更有建设性的 事。资料整理并不是信息工作的目的。它是整理各种不同规格的第一手资料，然后加以运用在工作上，以发挥整体的功能；资料整理的最终目的是“工作”， 而不是“整理”。所以管理者一定要在收集来的资料中，找出一些法则，以此为武器，或创造畅销产品，或找到更有利的商机。创造利益绝对是信息工 作的最终目的。

工作和资料之间存在着密不可分的联系。过去总认为“资料工作”是大 众传播工作者的特殊工作，但现代社会都是以资料为中心而运转，没有任何人能公然宣称他的工作和信息全然无关。因此，信息工作的哲学和技术就成 了这个时代社会人的基本素养。

要保持工作愉快的条件之一就是工作效率化，至少资料整理要能发挥清 晰思路的功能。这才是信息整理工作的意义。

2.整理和保管 资料整理可分为“整理”和“保管”两部分。“资料整理”是通过归档、剪报和索引等方法，来从事“整理保管技术”。不过这种整理保管技术大都 是善后的工作。通过处理，使以后有必要时能迅速方便地获得必要资料。这个技术虽然重要，但更重要的却是如何将汇集到的资料加以活用。市面上有 很多关于“资料整理”的书籍，但却过分强调整理保管的技术，容易失之偏颇。因此，兼顾活用资料和取用时迅速便利的资料整理术，可以说是资料整 理和保管工作的两大动力。

不过保存资料并不是一件轻松的事，即使投入很大的热情，也不能马上 立竿见影。常花费许多时间和精力整理好的资料，经过一段时间后，总会有“更需要你注意”的工作分散你的注意力。结果堆积如山的资料再度侵占书 桌，光要找一份需要的报纸，就得花费很多的时间。要简化这段工作的话，必须在收集资料和活用信息时，已系统化地处理完了存在的问题。因此，资 料整理的第一步，就是要设定连续作业的方式，让资料系统化。

信息整理的技术在追求信息整理技术完善的过程中，管理者脑中常会留下不愉快的感 觉，这会影响工作的进度。这些感觉包括被丢掉的资料是不是真的不需要？

明明记得一些有用的资料，但临到用时却记不起来、说不出口？？。它容易 使思考混乱、使工作出错，以致浪费时间，更严重的是增加工作的成本。因此，理想的资料整理方法，能让人保持平静、愉快的心情，并有效率地进行 工作，即要符合“资料生理”。

1.资料生理学 任何人在工作时，大脑都在运转，大脑工作的状况就是它的生理状况；资料整理的目的就在维持大脑清晰和明朗。为了整理大脑的思考，必须找出 资料生理的规律。可是，人类的思绪总是随机而片断的，并没有系统化的管理，尤其是在令人意外的时刻经常产生新构想，紧接着又忘记。这些新构想 未必马上可用，但如果能使用一套方法加以利用，很可能整理出一套完整的 计划。

要把这些杂乱无章、毫无次序的想法转变成有意义、有条理、有层次的 思想体系，最重要的工具是语言，而表现的最主要手段则是文字篇章。所以，资料工作也可以说是用“语言”道具来处理问题的工作。不论是文件、书籍 或报纸，全都是语言的信息源。用系统化的方法整理资料，设法转化成社会通用的法则，这就是“资料工作”。而资料整理法则须根据大脑的思考方式 来设计，即创造整理的资料生理系统。这是效率化工作的成功的钥匙。人都有惰性，都不愿意处理麻烦的事。因此，在设计资料整理法时，一定要考虑 这种特点。

2.实现低成本高效率“低成本”和“高效率”是管理者随时要牢记的两个基本概念。商业行 为的基础就是以最小投资创造最大的利益，信息工作亦然。以整理文件为例，一般市面上卖的纸制档案夹约 1 元，如果有 500 项资料，要花 500 元，有 2000 项就要花 2000元，再加上存放档案的柜子，仅是这些硬件就要大约几千元， 对私人资料整理来说很浪费，而收效如何却仍不得而知；有很多人放弃整理 资料就是因为这个因素。

至于效率，除了检索和取用资料要快外，整理、保存资料的速度更要考 虑。使用从市面上购的档案夹时，还得把文件用打洞机打洞，再贴上一份目录，填上资料的内容。此外还得把不同规格的资料做统一处理，每一道手续 都繁琐而费时，每次整理资料时的不快，真让人觉得在浪费人生。一次又一次这样的费事耗时后，许多人都无法持久地整理资料，因此，一定得找出低 成本而又不浪费时间的资料整理保管系统。

3.统一规格的意义 圣经上说：“为了不让人互相沟通，共同建造这座高塔，免得减损神的权威，神让所有的人开始说不同的语言，不再互通信息，且争吵起来？？”。 这个有名的巴别塔的故事，说明了在现代社会中，如果信息规格不统一，人们就容易犯错且无法沟通。这种愚蠢的例子到处都有，以录放影机和 VHS 系 统来说，一直到最近才有统一成 VHS 的趋势，显然 BETA系统已经落伍，但在市面上还可以买到 BETA 系统的产品。这种厂商缺乏相容性，几乎就等于现代 的“巴别塔”。不过 VHS 的音质的确没有 BETA的好，日本电视公司就爱用 BETA 带，但是：信息规格的统一与否，并不在于比较各种规格的好坏，而是重视规格间的互换性；缺乏互换性的规格，会阻碍多数人自由地使用信息。 在个人电脑的键盘设计上也出现同样的问题。现在最普及的 JIS 键盘并不符合生理学，因此有人发明出频繁动用拇指的键盘。而一旦熟悉了这种设 计，使用人几乎就不会使用国际通用的电脑或打字机了。这就好像不管英文是不是最优秀的语言，只要它一天是国际语言，学习英语就是现代商业人的 基本要求。选用电脑键盘也一样，不管性能好坏，都得使用大多数人通用且兼容的机种。 选用大多数人使用的规格，是资料整理的基本条件。整理工作的第一步是统一规格，不同尺寸的纸张、文件是很难处理的；至少自己公司和部门使 用的电脑、文字处理机，应该统一文件和报告的格式、尺寸。规格统一是信息工作最重要的原则，但实际收集来的资料却不免有大小、长短、方圆不一， 因此必须事先统一规格。

二、处理各类信息的技巧

人事资料收集技巧资料工作是把大家都不知道、没发现或没想到的事实，用新的法则相互 贯穿，然后加以分析和综合，以拓展工作领域。在这种定义下，收集资料绝不是把老生常谈的常识集合在一起。因此在收集资料时，一定要打破自以为 是的想法。只有人才能真正打破这种陈旧的观念。要从“人”身上取得信息，最有效的方法是面对面沟通；通过这个方式，可以接触和证实沟通对象的所 言所行，这个“人”就成为获得信息的最有利来源。

1.找到“人”资料的方法 要与人面对面沟通须注意五个基本技巧：（1）决定会面对象 找到合适的咨询人选，其实并不容易。不管是纯粹访问还是想请对方配合，都要预先做准备，把有关资料备齐，制定自己的拜访目的，并写下若干 要点提醒自己。然后再分析搜集来的名单，找到合适人选。这个准备工作关系到以后面对面沟通的成败，不可轻视。

（2）订约 订约是面对面沟通方式中最大的一个难关。就对方而言，这是一个他可以不做的工作、可以不见的约会。无端打电话与人订约，成功的机会并不大， 尤其对一个素不相识的人，想要在几分钟内把自己复杂的动机解释清楚，实在很困难。许多担任营销业务工作的人，一定都有这种体验。冒昧打电话联 络不相识的人，有时会给对方无礼的感觉，有时不妨考虑先以信函告知。信函内容应包括：a.请对方恕己冒昧；b.说明自己的身份；c.说明想要会面的 原因；d.列举面谈的内容；e.说明希望会面的时间；f.注明自己的地址、联络电话；g.说明信件到达后，会再以电话确定各种事项；h.这封信一定要写 得简洁有力，太冗长的信只会折磨对方，尤其是到私人企业采集信息，更要注意不要浪费别人的时间。信寄达之后的第二天，就可以打电话做第二次的 确认。有信件沟通在先，交谈起来就不致于有麻烦。

（3）准备工作 在会面之前，要先把沟通对象的背景和专业调查清楚，要收集有关的资料；如果对方曾有著作出版，要大略浏览，假如对方的著作很多，就要记得 翻阅第一本和最近出版的那本书刊。

（4）拟好问题备忘录 因为沟通时间不能太长，所以要有在最短时间内完成会面的打算。出发之前，记住在笔记本的第一页上，写下最急于解答的基本问题，做为备忘录。

（5）会面沟通假如会面的时间是一个小时，在前 30 分钟之内，一定要问完所有准备好 的问题，并且把要点记在笔记本上。当然在谈话过程中，如果对方允许，也可以使用录音机，但是一定要记笔记，理由有三：a.录音机常会出现故障、 电池耗尽等情况，记下笔记可以分担部分风险；b.记笔记可以帮助自己思考。

尽可能使用图解的方法记录，大量利用箭头、记号把对方的回话组织起来， 在会面过程中，新的问题会接连出现，而且经过图解也可以确认是不是遗漏了问题，这和速记是不一样的；c.记笔记可以表达沟通的诚意。如果只是把 录音机一摆，傻坐一旁呆听的话，对方会怀疑你到底有没有把话听进去，这会影响到沟通的气氛。就像夫妻、亲子、情人之间的谈话一样，也是需要若 干身体语言协助的。

记笔记时，要随时把疑点、新问题、个人的观点简略记在笔记栏外空白 的地方，经过前 30 分钟访谈后，就可以回过头来就这些感想和疑问，再和对方商讨。在后续这 20 分钟的会谈中，不妨逐渐加入自己的意见和观点，与对 方做一番讨论和交流。如果事先没有处理好记录，是不可能进行这种谈话的，很可能问完问题就得赶快夹着尾巴走掉。经过思考后的讨论，不但自己能够 得到清晰的反应，对方也能察觉你的慎重，在谈话中得到理性的反馈，也就更能维持融洽的气氛，对方或许会说出更多自己预料之外的信息。

经过 50 分钟的谈话，双方已经建立了某种程度的熟悉感，在接近尾声的10 分钟里，对方的戒备心理略为松懈，这时候也是许多重大关键问题可以进 行解决的时机，要注意掌握。60 分钟会面结束后，可以合起笔记、关掉录音机，相互寒喧一番，然后告辞。通过这样的程序，双方已经有相当的交流， 不但会产生一些亲密感，也为以后的往来留下良好的印象，这是面对面沟通和其它方法最大的不同之处。

2.人物资料收集秘诀 管理者在进行人物访谈时，常要去了解他们的时代背景、成长过程、事业经历等。许多的事实、现象和趋势，往往是通过特定“人”的力量而改变 的，而这些“人”所具有的“力量”常和他们的成长背景有密切关连。前述 的卡文在 20岁的时候，曾经替一家刊物做人物系列的报道，每个星期要用摄 影报道的形式，将当周最有影响的新闻人物，做一个简单的人物小传。在五 年之内，他总共追踪报道了250 个人物，在工作期间就发明“山根式袋式档 案”这种整理信息的工具。此外，他还使用了其它的工具：（1）沟通诊断书在做人物系列报道之前，拟一份“沟通诊断书”，把 263 个问题做成一 张表夹在笔记中，这些问题是适用于任何一个人的；只要问了这些问题，任何一个受访者都有了大概的轮廓。这种做法，就已完成了部分资料的整理， 和对象沟通时还可以检查有无遗漏。这就好像飞行员在起飞前，一定要拿着检查表把所有仪器检查一遍一样。一旦完成采访后，把个人资料列齐，再把 这份“沟通诊断书”装入档案，就存了将近 300 位社会知名人士的基本资料。

（2）人生年表和人生定规“人生年表”是一种更好的收集资料工具。管理者想知道时代发展的唯 一办法就是阅读历史年表，而想了解一个人的发展，自然就要查看其人生年表。但市面上并没有现成的人生年表可用，所以自己应做一张“人生年表” 来使用。

光了解一个人的年表，而不知道这个人和社会发展之间的联系，这个人 物资料的收集还是不全面，所以还应该制作“人生年表+人生定规”。首先把 一个人从诞生到100 岁作为一个时段，每年做一个刻度成为定规，定规的一 边记载这个人的发展历程，另一边则和人生年表相对应，人生中走过的重大 事件就一目了然了。

另外，获取人物资料的技术办法有四：a.在拜访任何人物之前，一定要 做万全的准备，不可贸然前往，要先确定自己的访问目的和步骤；b.要和访谈对象联系，最好是信件和电话并用，前者重在说明，后者则在进一步确认； c.和访谈对象面对面沟通前，要拟妥有关问题，逐条做成备忘录，切忌毫无章法；d.不要太信任记忆力或录音机，笔记也是必要的手法；e.将人物资料 收集的方法和工具统一，以有利于未来整理和活用。

杂志资料收集技巧据统计，1989 年全日本登记出版的杂志是 1.4 万种，仅翻看一下这些杂 志的封面，都是一件累人的差事。一般地，杂志文章的最大特色是“加工度”

很高，报纸新闻大多以传达信息为主，并不刻意评论事件，而杂志则有其特 定的立场，它往往搭配已发生的事实来描述、批评和评论事件，这也是有些杂志远比报纸有趣的主要原因。阅读杂志时，应将其内容视为一种“意见”， 重新确定其内容是否属实，或有别的观点，这是个人收集资料的一个原则。

杂志选择报道的对象，比报纸的内容更显其特殊性；狗咬人已不是新闻，报 纸杂志的篇幅都被“人咬狗”的新闻所占满，读者一再被灌输这种信息，心中难免会产生世风日下的感慨。事实上这种认识是错误的，这类事件被文字 媒体揭示，就表示这些是“大事”，而非一般性事件，并且不是每天都会发生的。平时在文字媒体上看不到平凡生活细节的记载，事实上这些琐事才是 时代动向和工商业动向的缩影。当管理者在媒体上看到新的信息时，往往会发现这些事物早已存在了一段时间，并且很可能已接近末期。不过目前所有 的信息，愈来愈带有浓烈的都市色彩，一般人已经从体力劳动中解放出来，埋入文字、数字等脑力劳动中；80 年代以来，工作愈来愈趋向于脑力劳动的 结果，是人们不再驱使体力系统，而是脑神经系统。人的行为已经逐渐被文字、数字所控制，这几乎是时代的必然发展。

平时在阅读新闻时，管理者会不自觉地显露这种倾向：一旦经常接触到“人咬狗”式的信息后，潜意识就会认为“人咬狗”的趋势已经来到，隐隐 地觉得身边的狗好像也要开始咬人了！服饰的某种流行会轻易地形成潮流，就是这种现象；比起其它时代，1980 年以来，整个社会相当平稳，媒体缺乏 炒作新闻的材料，各媒体常不约而同地选择一样的报道，因而同时出现大量重复的报道信息，因此而流行。为了有别于其它媒体，每个传播者只好致力 于“自创”新闻，夸大渲染自然难免，这也是耸动性新闻和假新闻容易出现 的主要原因。

随着时代的变迁，管理者阅读杂志的方法有所修正。一旦发现大量“人 咬狗”之类的信息时，大概就能预测，真的会有人在看完了这类报道后，出门找碴去咬狗！这是媒体的社会影响力中最让人忧虑的地方，因此选择信息 时不可不慎。

1.收集资料的程序 对资料工作者来说，在媒体报道各事件时，事件本身已经变成过去式了；知道这些过去的细节没有任何用处，重要的是工作者要能从这些纪事当中， 培养出能发现更新事物的敏锐感和判断力。

杂志文章的确有宣传时代趋势的功能，许多报纸或公共汽车广告的大标 题也隐含有这类信息，尤其是针对年轻人、主妇或职业女性的广告更不能忽略，时代的新动向总是奇妙地显现在这些人身上。阅读杂志时，碰到自己喜 欢的文章，就要把出处和标题记下来，以后要使用时再找出来。除了专业人士外，一般人要买学术性的杂志，恐怕都要付出一些资金和时间成本；最好 先读自己喜欢的杂志，其它特别专业的资料则要等用时再彻底地寻找。应付杂志信息膨胀最好的办法就是赶快读，许多人总是买了一堆杂志放在书桌上，一天、两天没读，到了最后只有丢弃；所以阅读杂志应抱着“现在不读， 以后没机会”的态度，挤出时间来处理，不要眼睁睁地看着新杂志不断进门，读书压力不断增大。

2.杂志资料的取舍方法 杂志资料的取舍和报纸的方法有些相通，基本原则都是少取不必要的，并大胆舍去。否则收集了一堆无法整理的资料，发挥不了辅助工作的作用。 每一个主题所能对应到的资料已经满满当当，有关的每篇文章未必都得保存，一定要遵守这个原则：在必要时，才彻底寻找非要不可的资料。

收集资料时，只选择和主题、资料题目有关的文章。这样收集的资料才 真正有使用价值；以自己的兴趣、专业和经验来收集资料，才不致过分空泛。

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