第72章

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其实，它的用途不限于这方面，文书处理机还能作其它用途，若能正确 地使用，可使信息收集网扩大，且能积极地活用在工作上。利用其特殊的文字处理系统，文字经由此机器，可利用记忆设定，作文字推敲，文句编排， 而写成所需的文章。换句话说，对于尚在斟酌的文字，可利用此处理机打出各种造句，再加以确定组合。

总之，它比铅笔还方便修改，能将脑中所思，凭着按键完全表达出来， 因此能快速地打出文章或构想。

16.不确定的地方先使其明朗化，是利用文书处理机的窍门 文书处理机的操作必须熟练，若对于一字一句的基本文句不太熟悉的话，就会浪费时间。操作不熟练，文章也就不能通顺写下去，工作效率自会 降低。

比如：打字时，不知是“Computer”或是“Computter”何者正确，如果 错误的字在连续打了几十页之后才发现，反而要浪费时间作修改。所以一定要先确定字的拼法，以免反而耽误工作速度。

就像在驯服野马时，首先须了解它的特性，再骑在其背上驾驭它，一切 得按照自然的训练程序，否则就会浪费许多宝贵时间。操作机器时，除了必须熟悉机器特性外，尚须正确使用机器，以求更快速地完成处理文章、资料 等的工作。

17.一张磁碟片一个档案 目前，文书处理机价格十分便宜，对处理个人信息而言，很是方便，所以很多企业家也在家宅摆上一台。诚然，一片磁碟片可装入许多资料，是信 息最佳存档库。但是对于报纸、杂志或单行本书籍，却不能立刻得知其要点所在，所以电脑磁碟片存档不是很理想的方法。但却可利用其存档资料的编排，以备查询资料时，更加快速。 磁碟片的整理方法，应该一片存一件档案。虽然磁碟片的容量很大，但是将数个档案存在一起，查询时反而很不方便。 还有一点，就是所收集的信息输入磁片时，以颜色来区分种类。譬如：绿色代表“个别案件”，蓝色代表“平常档案”，黄色代表“杂项档案”等 等，大略按此区分。在各种形式中，写着“F.法院”的磁片，即表示输入各种判决所用的文书。要查资料时，就可从这片磁片显示内容。当然，也可随 时订正修改，以达到最终目的。

无论收集了多少项目，都可按其代表颜色，很快地检索到自己所要的信 息。另外，内容最好使用一目了然的格式化，而且尽可能以“记号”来表示。

就如同在判决事件上，首先必须找出有关裁决文书的表格，再按表格所示的“FC.告”的记号，其中，“F”表示形成，“C”表示刑事：“告”表示告 诉状，按其代表符号找出磁片，就可立即了解全部过程了。

如能善加利用电脑的话，对于资料处理的确有很大的帮助，且可增加资 料的活用。

另外，必须强调一点，就是只要一输入磁片，虽经过一番长时间的设计， 但是却能永久保存。一张磁片大约可存入 60 或 70 个项目，平均每一项目约值二三十元，以长久保存的功能而言，实在很便宜。

18.电话答录机、传真机是时空的便利兵器 在信息化的现代社会中，在信息的收集或交换上，电话是重要功臣，但是，电话的最大缺点是不论你是在吃饭或是睡觉，铃声一样大作。有很多人 不喜欢电话，而喜欢以信件方式传情达意，“安静从容”似乎也是一项原因 吧！

因这些缺点，所以研究发明而产生出电话答录机，即使忙碌或无人接听 时，都可靠电话答录机来完成以时间换取空间的重大任务。

和顾客有重要文件传达时，而且时间又紧迫的话，此时，就可利用最新 产品——传真机。它能正确无误地传递信息，可说是信息整理术的最迅速的 武器之一。

在信息整理术中，多加利用电话答录机和传真机，可使信息发挥最大效 力。

为了迅速传递信息，争取生意机会等等因素，电话答录机、传真机已广 为使用。并非因为它们是新产品才使用，而是它们确实对事业帮助很大。

最重要的一点，是对电话答录机及传真机的信息、文件等不能及早处理， 反而拖延的话，那就不具任何意义了。所以除了会使用机器外，也要勤于处理机器所传递的信息，才能发挥机器的真正功效。

信息头绪整理技巧1.只用一张便条纸卡片，也能让头脑清晰 从“整理信息”的观点来看，对于资料存档、书架整理都得列入考虑范围。收藏的档案能正确地整理正确地使用，再加上清晰的头脑，才能使收集 的信息顺利地被运用。

人的头脑，是收集信息的第一站，就像书架一样，如果书架乱七八糟， 想要迅速得到或整理资料，是绝不可能的事。解决的方法是使混乱的头脑解放，而且必须经常如此地做。其中的一个方法，就是利用记忆。例如当面对很复杂的问题时，立刻根据记忆及以往的经验，整理出头绪来；若遇到无法 解决的问题时，要培养新的观点。在解决这个难题的过程中，若使问题两层、三层地积压，任何人的头脑都会十分混乱的。

对于这种棘手的情况，无论在脑中如何想象，仍要作出最后决定。这时， 我们就得将头脑比拟成活页的记忆插卡，找出最理想的方法。为了达到目的，该如何作呢？时间充裕吗？商量的对象是谁？一切有关事项必须在便条卡片 上列举出来。

记忆插卡法有助于帮助混乱的头脑理出头绪。当然，在书写时，一道道 解决方法，也会逐渐清晰浮现。

混乱的头脑是由于血液集中，使脑部感到沉滞，当然也就无法维持自身 的平衡。以手书写，可以缓和这种血液集中的现象。感到迟钝的头脑，也可 恢复正常。

记忆卡的另一个意义，是象灯号故障的十字路口上指挥交通的警察的角 色。警察的手势信号，就代表记忆的指示方向，使混乱的头脑得以畅通。

以一张记忆卡的效用，使头脑清晰，不仅解决头脑的压力，也可解决很 多问题。所以，清晰的头脑是解决一切事情的先决条件。

2.记忆是才华洋溢的根本 人的大脑非常微妙，其记忆容量十分庞大。也许不能与大型电脑相比较，但是其实际储存量，也是相当可观的，与天文学的规模一般宏伟。 大脑的记忆构造是亲身体验的累积，可使其活用，也可使其冷冻，能够顺利地活用是最好的作法。若按下资料显示的键盘时，就应有“现在我必定 要作某事”的意识，而不是“请打开吧！我需要某项资料”。意识能使头脑确认目标，能对积存的信息加以活用，这是脑部作业很重要的一环。

对于目的意识，必须专心一致，直到完成为止，不能三心二意，否则就 很难以达到目的。

难题的解决方法常会在下意识中浮现出来。有时无法解答的问题，暂且 搁置，反而会有奇迹出现。很多实例都能证明人类潜在能力的不可限量。

例如法国有位数学家宝安卡勒，曾为了某一个数学定理，数日不眠不休 地苦思，最后仍无法解答，于是干脆搁下，暂时出去走走。一会儿马车来了，他正踏出脚要爬上车时，脑中突然出现了久思不解的数学解答。

不只是宝安卡勒，很多著名的数学、物理定理或法则，都是经由这种方 式产生的。比如：阿基米德的浮力原理，竟是在洗澡时无意间想出来的；万有引力定理，也是牛顿看到苹果落地才发现的。

以这种方式想出很多疑难问题的解答的例子非常多。由此可知，暂时搁 置问题也是很重要的一种作法。这种作法，在思绪的重新整理上，有激污扬 清的功效。

虽然也许你没有因暂时搁置的作法而有重要发明，但在工作上，却肯定 会有很多小小的发现。平时，当你工作搞到焦头烂额的地步时，干脆把事情放在一旁，让脑子有点空间，稍微休息一下，再重新出发，毕竟脑力是愈用 愈活的，记忆是才华洋溢的根本。

3.稍加记录后，暂且抛却问题 想了许久的问题，仍不明了，不妨稍做记录后，暂且不去想它。搞不好也许有奇迹出现，或是转而思考其他问题，这种移动方式也是一种有利的作 法。

如前所述的“暂且抛却”，虽然表面上不思考这问题，潜意识却没放弃。 而其中主要的关键，正是暂且忘掉，转移思考，使头脑轻松一下后，往往能意想不到地解决问题。

但是，如果最后还是无法解决的话，想在中途就放弃也是不行的。由于 潜意识中有“无法忘记”的意志存在，接二连三地刺激脑部，以致无法有新 的观点重新出现。

因此，要让头脑有空间处理思考，而不是一再给予同样的刺激（即思考 同样问题），使它疲乏，无法正常运作。

再强调一次，清晰的头脑，才能解决混乱的事情。

4.积极的休养是使头脑清晰最好的方法 工作一段时间后，非得作短暂的休息不可。这种作法，主要是以重整思绪、提高工作效率为前提，所以非实行不可。在家里或事务所时，也要尽可 能利用短时间休息。

这里所谓的积极休养法，是伸伸手，走一圈，时间大概是三分钟。虽仅 三分钟的时间，却也要尽量尽力而行。

短短的三分钟内，弯弯腰也可以，让身体流一点点汗，舒活一下筋骨。 偶尔选择聆听音乐，也可得到休养的效果，使头脑轻松一下。在三分钟内，尽可能以各种方式使整个人稍做休息，让头脑没有负担。

把三分钟的休息时间安排在工作段落间，效果远胜于中午在咖啡屋内吹 冷气“休息”更有意义，也比爬在桌上午休片刻更好。至于作剧烈运动，象棒球、桌球、跑步等等，却往往不会比运动前头脑更加清楚。

刚才所说的运动，应该算是“消极的休养”，只是在浪费时间，而前面 所说的休息，却是有助于清晰头脑的恢复，所以称为“积极的休养”。反正只要能使头脑保持清晰，可以使工作顺利进行，就是“积极的休养”。实行 这种方式，才能稳健处理资料。

“积极的休养”是保持头脑清晰、恢复疲劳最好的强心剂，对整理术而 言，绝不能漠视这一点。

5.将复杂问题“分条化”处理是解决的关键 卡文先生常被人委托处理有关遗产方面的问题，而委托人往往只是说道：“一切拜托了！”正确地说，虽然他们急于告诉详情，但从一开始招呼 后，就省略不少重要实情，只想要尽可能在利他的情况下处理案子，而不让卡文先生得知真正的“详情”，以致使他常常在处理上摸不着头绪。

不只这样，有不少当事人连过世亲人的遗产有多少都不知道。往往他们 不告诉他实际情形，只要代为处理遗产。若他多问一些切身而重要的问题时，就用“你是局外人”这句话来回答他，使他不能顺利处理案件。的确，涉及 遗产的法律与税务问题是十分麻烦的，外行人很难理解。但是即使对相关法律一无所知也无所谓，而重要的是应具备一些基本常识，如“到底应先考虑 什么”的问题，首先以切身问题为例，例如：“税金”、“不动产”、“分配方法”等小问题，能先列出的话，就很容易了解而可寻求解决的办法了。 对于复杂的问题给予细分化，常有助于案件的明朗化，使案件能尽快解决。对于无法细分的部分，就可委托专业人士处理。 对于复杂的小问题，同样可分为几个小题来处理，这种方法称“因数分解法”。无论是大学每期期末考试，或会计师检定考、司法考试等等，认真 的考生可用此法作为读书时整理分析的标准。若能顺利通过数种考试，也是归功于此。 所以无论读书或写文章，在遇到无法理解的情况时，分析问题往往可以使复杂问题简易化，进而解决问题。尤其遭到大问题时，用这方法，绝对没 错。

6.以因数分解法，使头脑清晰 前面谈过，对于长期的目标，采取“因数分解法”是十分有效的。此外，一天或一小时的短时间，也能有效地处理信息。 比如看专业论文时，深奥的文章，有时读一遍或两遍仍不能融会贯通。

论文难懂的原因，往往是因文句太冗长。法律论文便是这一类的典型。 一篇文章内如果常出现“由于”、“所谓”、“但”、“如此一来”、“是谓”等等句型，首先把这些字作上记号来整理，使其成为单句型的文章， 就很容易了解。象这样把问题细分化，就是因数分解的应用，十分容易。

因数分解法是解决复杂问题最有效的方法，但至于如何分法、如何使用， 其前提是要有清晰头脑，才能使信息清楚，这是运用的方法。

7.细分法的另一个武器——分枝法“复杂问题细分化”，除了因数分解法外，还有一种很有效的方法。 任何信息不会单独存在，必定是互相关连的。因此，如果其构成要素只有一个时，便要详细观察整个事情。最初所收集的资料往往不能给予正确的 评价。

譬如公司概况，如财务方面，是赚？是赔？往往一般人守口如瓶；至于 今年与去年相比较，是成长或后退？甚至与其他公司比较又如何？？往往不得而知。由于这是公司机密，属于个体的单独信息，想要作评量考核是不可 能的。

管理者应对公司的财务状况公开化，而且为了让全体同仁都能了解，可 设计出一套“系统树”的结构图，象财务状况、经营业绩，以及资产状况等，作成树木的根、干、枝的图表化方式来说明。整体上，把各枝干的重要性也 细加解释，使公司同仁均能了解公司营运状况，此方法也称“树木分枝法”。

这种方式可以运用于各种情况。比如实行新的计划方案时，有关预算、 人员、用具等的数量、获得方法等等，将一段时期内的各种相关问题，以分枝方式顺序推演下来。看到这张图表，必能完全掌握整体构成，而且可以轻而易举地思考相关问题的解决方法。 此分枝法与前面所介绍的“因数分解法”，目的都是使复杂问题细分化，逐一的理解后，再予以整体性的处理，这与保持头脑清晰的原则息息相关。 文字报告书表现技巧 一般来说，目前各种报告、企划书的形式都分为手写或打字两种，有时还要动用到印刷，不过其构成要素大致都相同。 过去的人喜欢用稿纸写报告，唯一的好处是容易计算字数，比较有利于打字、印刷，但基于时代潮流，愈来愈多的人喜欢用横式的条纹纸书写。不 论使用哪一种用纸，一定要记得，如果要发出去打字，那么手稿一定要遵守“直书直打、横书横打”的原则，千万不要直书横打或横书直打，否则打出 来的稿子一定错误百出，因为你违反了人的自然习性。

相对地，如果报告书不发打字稿时，最好不用有格稿纸，因为对阅读者 来说，方格是一种视觉负担。

除了书写打字的问题外，其实制作文字报告书最困难的是执笔的工程， 管理者常对着完整的资料、预定好的内容大纲发呆，就是写不出一个字来。

这种混乱的主要原因，是现成材料和原先的概念已在人脑中混成一团， 不知从何起头。最简单的解决方法是把脑中的想法“拿”到脑外来，一一列举整理再下笔。可以下列步骤逐次完成报告书：1.执笔工程部分（1）重新整理预备使用的资料 利用各种整理方法，重新处理一下准备使用的资料，注意统一规格，同样大小的资料可以堆在一起。

（2）在资料上做记号 如果资料有好几份，不妨按性质或次序做上记号，用号码或字母编号都可以，免得有所遗漏。

（3）开始读资料 把资料整理好后，就要开始重读这些信息，这回要一边读，一边用笔把要用的、重要的地方划起来，并且把心得写在空白的地方。

（4）转记在卡片上卡片大小大约为 11cm×3cm 比较恰当，也就是一张 A4 纸裁成四张的大 小。把刚刚划好的重点和心得一一转记到卡片上，记住一个主意、一张卡，不要在一张卡上列两个以上的意见。卡片要注明刚刚编好的号码以备查照。 这种转记一定要清楚到自己能了解的地步，以免时时回头查原资料。

（5）卡片分类 转记完成的卡片就是文字报告书的主要构成部分，在使用前要先将卡片分类，以便按类使用。分类前要把桌上清理干净，不要和别的文件混在一起。 分类过程中一定会产生新想法，不妨再将想法列在卡片上，也加入分类。

（6）卡片编序 分类完卡片接着要编序。这回编序要按规划报告书的段落来编，真正开始写报告书时，就是按这个顺序。 报告书的段落分配大概有两种形式，一种就像中国诗句的起承转合，另一种则是日本古乐的构成方式序破急。 以下详细说明这两种文章形式的构成单元。

A 起：属于导语部分。旨在描述身边环境的现象或某一事件，或者把结 论提前到起段也可以。阅读者会不会耐心读下去就决定于这个开头。

B 承：承接起段的事件而进入正文。相对于起段，这个部分要多用冷静、 比较性的手法来陈述。这个段落要为阅读者解释起段中所突出的现象、背景 及原因。

C 转：离开承段所引述的事实，再引导读者到另一个主题；提出另一个 新发现的事实或独特的提案，慢慢加快速度。

D 合：用简单明快的语句总结以上所有陈述，为读者快速作结论。 至于序破急的结构则如下：A 序：相当于起，淡淡举出一件大家都没有注意的事实。

B 破：从一个特定观点解说序的内容，并进一步介绍、评述相关的事实， 尤其注意最好提出否定论，打破读者的固有观念和一般性期待。

C 急：用简洁快速的笔调，强烈地在结论中描述自己的主张。 以上两种报告书构造都是在配合人的阅读习性，营造出适于理解和具有吸引力的气氛。

（7）按分类序号决定卡片的阶层构造 在心中记牢起承转合或序破急的程序，然后着手排定卡片的使用顺序。

每一组卡片都应该有它自己的流程，并且尝试多种不同的排列组合方式，一 直到每张卡片上都有一个最适当的位置为止。

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