第74章

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为了和 PC 竞争字处理市场，文字处理机不断增加功能，对消费者来说自 是一大福音，工作者要针对自己的工作需要选择使用。

（3）录音机 工作上使用的录音机多半是小型的工作专用机，不同厂牌功能略有差异，目前市面上最长录音时间是 90 分钟，如果是有两倍速度功能的，则可增 加到 3 小时，这种设计最适合采访或会议使用。

至于小型卡式录音机则可应用在不方便记笔记的场合。而对有立体声音 功能的录音机适合用在会议中，这样可以了解发言者的位置关系。

（4）听写机（Dictation Machine） 录音机所录的只是声音，最终要表现的是文字，而最好的转换机器是听写机。这种机器可以不断重播，能调整速度，主要是由脚踏板操作，每踏一 次，录音机就往回转到设定的时间，一边听，双手还能处理文件。

在欧美国家，打字机和听写机就像“夫妻”一样，每个办公室都有一套。

（5）录放影机 过去一般会长期使用录放影设备的人似乎都是电视工作者，但根据日本NHK 的生活时间调查（1985），在使用信息的分配当中，阅读杂志、报纸等 文字信息的时间只占 35 分钟，而看电视占 179 分钟，约为前者 5倍，可见电 视已渐成信息传送的中心工具。

不过想把电视的信息象从图书馆找资料一样，调出来使用似乎不可能， 一方面在日本有著作权限制，另一方面是电视圈也不太把节目当成经典之作 来处理。

一般人在录下电视节目时，要尽量注明录影时日、频道、节目名称等， 日后参考才有依据。

（6）照相机、静画录影机 照相机的功能是众所周知的，而且转拍成的幻灯片在印刷品的应用上，效果比一般相纸好。

最近 SONY 和 CANON 发展出静画录影机，有不少特性：（1）一卷两寸带可录 50 个影像，还能消磁重录，不增加费用。

（2）显像母须送冲洗店。

（3）在摄影现场如有电视，可当场看到效果。

人际信息的活用技巧1.人事信息来自于同阶层人士的联系和集会 所谓信息的收集，有来自剪报，或来自无意间所读到的书，且大多数的人都会认为非自己来收集不可。但只靠自己脑袋所收集到的信息，是有限的，因此，我们应该活用他人的知识，只靠自己是无法收集到足够的信息，须经 由别人来收集更完整的信息。

我们每天都必须与同阶层的人士联系和集会，而公司同事、学生时代的 同学或往来的客户、车上所遇的人、朋友的结婚宴会上所遇见的人及邻居等，都可称得上是同阶层的人士。

但是，一般人都倾向于公司内部的同仁、上司和属下的交往，而疏忽了 学生时代的朋友，渐渐形成只和白天共同相处的人来往。

最近，可能商人本身也开始有了不安的危机感，而渐渐有集合公司以外 的人，来开办各种研究活动的情形出现。其目的是借着这类研究活动，来结识更多的人并处好人际关系。

商人已能留意到人际关系的重要性这是很好的现象。所以，我们应该放 宽胸怀去参与各种集会和研究活动。

象这类聚会，都能收集到各种信息，只是我们尚未充分利用这一渠道罢 了！

和学生时代的朋友不要断绝联络，因为他们毕业后分布在各种职业的领 域中，因此，确保这些人的信息来源非常重要。

2.有效地利用午休来建立人事信息网络 有些人常会说其实他们很想跟各类人交往，但工作实在太忙了，根本抽不出时间来；其实这些都是借口罢了！的确，若在人际交往上耗费太多时间，那工作就永远忙不完。因此，不知不觉中就很容易变得和工作以外的人断绝 来往了。

但若想和公司以外的人或和工作上没有直接关系的人交往，通常就得利 用下班后的时间。但一般来说，晚宴几乎都是酒席，且只要一喝酒，就得浪费相当的时间，致使谈话内容都是一些题外话。

若是在平时，就会妨碍到第二天的工作，若是周末，也会影响到与家人 的聚会，自然就会懒得和老友会唔了。

为了维持信息交流，所以要积极地灵活使用午休时间，而且不论多忙， 都要利用中午休闲时间和某人吃中饭，如此一来，就可有效运用这些时间。

老板应经常和公司同仁去吃中午饭，虽然这些时候所说的话，并不全然 是有关公司的事，但亲密的沟通是有其必要性的；但若每天都只和相同的人在一起，则仅仅是在延长工作而已，根本不会出现任何新鲜信息，那就是浪 费时间了。

而且，利用午休时间还有一个理由，那就是若约好下班后会面，常常都 因对方或自己须加班或突然有事，而取消约会。

但午休时间就不同了，只要挂通电话说：“中午一起吃饭吧！”只要没 有特别的事，大家都会答应，若能事先约好当然更好，且在短短的一小时交谈中，就能获得相当内容的信息。

与在不同单位工作的朋友共进午餐，经常可获得许多你所不了解的信 息，并对你的新点子有所提示。

总之，不论以前如何，同阶层的信息网络是不容忽视的。 此类利用午休时间聚会的方法，无论在时间上或金钱上，都比晚间交际更有效率，即使是信息收集方面也很有效。时间上因彼此都是午休时间，所 以若是有事情，也可单刀直入地商议，用餐即使吃得再丰盛，也比喝酒来得 划算。

偶尔，也会临时为收集某些信息，而须利用午休去图书馆查阅资料，以 致无法和朋友一起吃中午饭时，就应在去图书馆之前，告诉对方如“某人已在附近等候我多时”或“临时必须和许久不见的另一位朋友会面”等说辞， 来取消约会，不过应事先联系。如此一来，不仅能有效利用时间，并且与朋友相约吃午饭一事，也不会成为负担。

见面时，事先准备今天工作状况，或想知道的事为话题，然后再跟对方 表示若得知相关信息时，作出通知。同样地，要注意听对方所关心的事，便于日后对方知道某项所关心的信息时，就可向对方询问。其实，和朋友会面， 并非只是为了收集信息，有时也是借平时会面的机会，来整理信息收集的网络，以便以后有需要时，只要一通电话，就可收集到信息。

另外，即使没有会晤的机会，若想询问老朋友某件事时，只要一通电话， 也可得到老友的协助。

3.晚间的交际应酬 前面已提过，酒宴等夜间应酬，无论在时间上或金钱上，其损失都是很大，因此，个人交际应尽量安排在白天。 当然，不只因加班，有时也因人情往来而晚归。就如卡文先生来说，一般他的晚间交际，大部分都是聚会或宴会，其中也包括了同行间律师或会计 师的聚会，但此类聚会，原则上是不出席的。因为同行业者的聚会或宴会，就像和同家公司的同事交际一样，不太会有出现新点子和得到新信息的机 会。

我们积极出席的聚会，是邀集各类不同行业人士的聚会。例如，“青年 俱乐部”，不仅有经济界人士，也有演艺界的人士，或是体育等各种人士参加，成员往往很多，每次聚会大都有 30～50 人参加。出席人数每次都不一定， 因此每次都可接触到不同职业的人，并且不像“读者会”那般拘谨严肃，所以聚会时都能轻松交谈。

倾听这些人的谈话，可以听到各种新的观点，得知现今社会是如何运作 的，这些和我们个人的工作并非完全无关。而目前在不同领域所发生的事情，常常会在一段时间后，也发生在自己的领域中，所以尽可能早一步收集信息， 对工作是有很大意义的。

判断应出席宴会的标准，是以参加聚会的人在平时工作上大都不会有会面机会的人为标准。话虽如此，但有关的公司顾问宴会，我们也尽可能参加。 虽然，参加者都是在工作上有所接触的某公司职员，但常会有许多和此公司有来往的外界人士参与，所以可借此宴会结识到各类人士，进一步得到一些 新的信息。

4.如何在宴会上结识新朋友 虽然是出席宴会或聚会，但若要一开口和不认识的人聊天也是很困难的。通常的情况是，若在会场没看到认识的人，就会四下张望寻找，等发现 认识的人后，就只和他们交谈。

其实，出席宴会是结识各行各业人士的难得机会，只和常来往的人交谈， 这就和与同公司的人交际没什么两样。

话虽如此，卡文先生自己也不是很擅长交际的，理想的自己和现实的自 己，仍然有很大的距离，卡文先生的状况也是在找到认识的人后，才会感觉比较放心，但是，他仍一直积极地努力想成为能和人侃侃而谈的人，所以他 也曾下了相当大的一番功夫。

首先，向主办人询问当日出席的是哪些人。由于他平时常和主办人来往， 所以主办人很了解他目前所关心的是什么，因此，他们便会告知在此宴会中与他收集信息有关的是哪些人士，而当然他也会找机会请教对方，事先拜托 主办人介绍某位先生或小姐让他认识，也是很好的办法。

当然有时也会有知名人士出席宴会，而当他见到名人时，就会大方地向 对方打招呼。若曾听过对方的演讲而大略知道对方是属何种类型的人物，且对其演讲内容很感兴趣时，他就会向对方说：“很抱歉我有事想请教你，我 对你所说的某事很感兴趣？？”

但最容易结识朋友的方法，还是经由朋友介绍去和不认识的人交谈，大 多是请朋友帮忙介绍的，因为在彼此都有共同认识的朋友介绍之下，隔阂很快就会消失。如前所提，在宴会上若只和认识的人交谈是一种损失，仍需留 意能介绍自己与陌生人认识的朋友。

当然只靠来回在会场走动，就能接连不断地结识一些素不相识的人，这 是最理想的情况，但是实际上要做到，可就相当困难了。

5.培养人际关系时，须留意何事 即使常有见面的机会，但若没有灵活使用人际关系，也就不具任何意义了。即使在宴会中和再多的新朋友交换名片，但若是限于此次宴会的来往， 那也是徒劳无功的。

其实宴会交往最重要的目的，并非仅限于初次会面，而是以后该如何活 用这次的一面之缘。总之，是否确实运用得来不易的一面之缘，才是重点。

许多人交换名片后，就会直接归入名片档案里，但往后再看到这些名片时，常想不起来这名片是从哪来？对方是何许人？ 为了避免发生这种情况，所以在宴会或聚会结束后，就将当日收到的名片，写上日期以及由谁介绍认识的，这是名片处理的第一步骤。 为使会晤过的人，成为与自己常来往的朋友，当然，付出相对的努力是有必要的。宴会中碰过一次面的人，大都不会留有任何印象，这是很平常的 事。当有事请求对方，而仅凭一次会晤，就想请对方帮忙的话，是相当困难 的。

因此，要想请对方帮忙就必须事先确立彼此的依赖关系，而要确立此依 赖关系，就依赖是否能和对方建立起交情。

在初次会面时，应仔细地听对方的兴趣或所关心的事，然后，由我们先 提供一些对方所想要的信息。

例如，某人谈到目前想写些东西，但是由于工作太忙，想自己写实际上 是不可能的。若听到这类的话，我们就会教他使用口述笔记专用的录音机。

不仅当场提供信息，过后，并可赠送对方附有照片的轻便录音机的使用 说明书的复印本，这不仅会得到对方的感谢，而且也能增进彼此感情。总之，展开提供信息的说明服务，并借此当场订定下次会面时间，但实际上我们并 非对每个人都提供此类服务。这种事后说明的服务，也就是人际关系的最佳开始，此为第二阶段。 所以，我们先由自己提供信息给对方，然后，在对方打来的致谢电话中，或是寄来的信件中，也会有“若有可效劳的地方，请告知”。 提供信息的目的，一方面是想得到对方的资料，另一方面也想让对方知道，我们目前所关切的事，及能够提供有关信息的人并不多等。因此，应先 提供对方消息，然后才能得到相对的回报，为了使一面之缘能延续下去，这 些是很重要的。

当然，并非全是我们先提供信息给对方，也有由我们先向对方拜托的时 候，但通过介绍人仅见过一面交换名片，尚不能算是朋友，所以若直接拜托 对方是很冒昧的。

6.名片是人物信息档案的第一步骤 从见面到获得对方的信息，提供信息给对方是不可缺少的步骤。因此，整理出对方所需的相关信息是有必要的，这也是所做的人物信息档案。 一般人物信息档案，是将名片整理在名片簿中，然后再按其需要，从名片中挑出重要的，记入通讯录中。人物信息档案分名片、通讯录、人才录等 三项。有关此三项目，以下将依次做说明。

第一项所要谈的是名片整理： 以前曾经谈过，从和初次见面的人交换名片，到与对方道别后，应尽可能地将自己对对方的了解，写进名片中。见面日期、见面地点、介绍人、见 面原因都一定要记录起来，若知道对方的籍贯、毕业学校、毕业年度、对方所关心的事、对方的特征，最好也能记录下来。立刻写下对方的资料，以后 才有与对方进一步交往的可能。并且，这也是以后登记在人才录的重要资料。

以下是名片的整理。通常使用的名片簿，是半边透明活页的硬纸板。而 一般公司中常使用的，多半是长方形的名片簿，一页只能放进三张名片，并且不是活页式，所以整理后，再插入其他名片时就非常不方便了。 名片簿通常都会遮住名片反面，但是因为有些名片反面，都记录了此人的相关资料，所以绝不能把反面遮住。乍看之下，或许会觉得很不经济，但 是考虑到正反面都使用得到，这点就会觉得划算了。

名片簿只是放着不用，是没有任何意义的。为了整理名片，做目录本是 必要的。许多人整理名片，是按照认识的先后顺序或英文 26 个字母顺序排列的，但是仅仅只有一面之交的人，彼此都容易忘记对方的姓名，以后查阅起 来，不仅费时间也很可能找不到。

因此，这些名片是按项目、类别来整理的。大项目分为金融机构、委托 诉讼或辩护人、朋友、大众传播界人士、合作人等，更细的项目则分为各家公司或俱乐部的名片，以便往后即使想不出对方的名字时，也能按照此人的 关系类别，立刻找出对方的名片。

通常整理在名片簿上的名片，并非是所有的名片。例如，经常有许多推 销员到办公室来推销东西，而这些推销员的名片，你就直接丢掉即可。这也就是说，按照目的意识来做取舍。

7.通讯录则是按卡片分类的整理法 第二步骤则是通讯录。这也是利用活页式的硬纸板，并且为了考虑插换的可能，所以使用的是卡片式。即从交换过名片的人中，挑出必要的名片， 转记在通讯录上。

很多人都使用合订式通讯录，但一旦容纳不下时，就必须重新再写一次 新目录。

而且，一般的通讯录，通常都是将字母分为几个部分，并且每个字母的 页数是一定的。而平常使用的姓名开头的第一个字母，很快就会容纳不下，而相反的较少使用的字母，空白处就永远填不满。

以活页式而言，按照需要，即使增加或减少均无妨。 而且，这些通讯录，是使用一人一张的卡片方式。此卡片是采用名片的规格，并且各自记入姓名、住址、公司地址、电话号码。而一般的通讯录， 每个人的空间却很窄，使用起来很不方便，同时也无法写入住户和工作单位 的住址。

而卡片式的另一个优点是能随意插换。此卡片共有五行，以下是各行的 使用项目。第一行是记下此人的邮递区号、住址、电话号码，第二行是记下工作单位的邮递区号、住址、电话号码、传真机号码，第三行记的是公司名 称、所属的工作单位、职务，第四行是备注栏，第五行则是此人的姓名。

姓名列在最下一行，是为了插入卡片后，只能看见姓名部分。在查阅时， 只须看姓名可方便查阅，而你只要掀开姓名部分，就能看到此人的其他资料。

在寄出贺年卡时，若想做一份最新姓名录，只要直接印通讯录，便能做好姓名录了。

8.人才录是人物情报的核心 第三步骤是人物情报核心“人才录”。

通讯录，仅是完整地记入对方的通讯处，大致上有工作单位、所属部门 和职称。但至于此人精通的是何类信息，家庭概况或近况都未记载。单凭通讯录，脑海中无法清晰地浮现此人的长相。

而当我们想获得某情报时，却不知该去询问谁，那就没什么效率可言了。 但若能有效地活用信息，能够立即检索出所需信息的来源。而为达到此一目的，下一番功夫来做人才录是有必要的。

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