第57章
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法国哲学家受尔维修说过一句颇有哲理的话：“实际上，大多数人的幸 福或不幸，主要在于这 10 个或 12 个小时使用是否巧妙。”（指工作、学习时间），让我们学会巧妙运筹时间，向效率要时间吧！
“星期天上帝也不休息的”
有一次，英费尔德问爱因斯坦：“明天是星期天，我来不来你这里一道 工作？”“为什么不来呢？”“我想，星期天你可能要休息一下。”爱因斯坦哈哈大笑，说：“星期天上帝也不休息的。”
本来，紧张地工作了六天了，星期天休息休息也是应该的，但像爱因斯 坦这样献身事业的人，无一不是把星期天变成“学习日”、“工作日”、“科研日”的。孙炳文曾在一卷德文书籍卷首写道：“？？自今日起，每日至少 读此书 10 页，虽星期天不以废；炳文，世人有星期，汝独无！识之！”著名昆虫学家蒲蛰龙，他长年进行害虫生物的防治研究工作，经常爬山涉水，观 察昆虫的生活情景，采集各种标本，就是星期天，只要不是特别恶劣的天气，他总要步行到越秀山或其他地方坚持研究。据说， 1902 年，著名科学家科 尔在纽约的一次学术报告会上，曾轻松地走到黑板前，很快列出了两条算式，两次计算结果相同，证明 2 的 67 次方减去 1 是合数，解决了 200 多年来，一直被当做质数的迷，使与会者不禁叹为观止。有人问他为此花了多少时间， 科尔回答说：“三年内的全部星期天！”
星期天虽然是属于个人支配的时间，但它像反射镜一样，可以照出一个 人的内心世界及其对生活的态度。当代诗人修斯说：“我有许多朋友，我常常去看望他们，也常常接待他们的来访，有许多好的文艺演出，也吸引着我， 这些，我都是像常人一样对待。不同的是在闲谈的空隙，或者来去的路途，我都在寻找着、利用着属于自己的时间。”病情正在发展时，更加努力地工 作，他说：“务必使疾病措手不及。”即使在绝对禁止工作的日子里，他还阅读了很多书籍，在卧床不起、无法亲手写作的情况下，还口授了《论合作 制》、《宁肯少些，但要好些》等论文和许多工作指示，坚持工作到生命的 最后一刻。
生病不是好事，但却可以获得大量平时难得的学习时间。魏格纳是在卧 床时，对挂在墙上的世界地图提出了疑问，为什么南美大陆的东海岸与非洲大陆西海岸的形状这般相似？莫非两者过去曾是连在一起的？思索、研究的 结果，他创立了“大陆漂移”理论，成为地质学现代活动理论的先驱。还有，达尔文的《物种起源》，就是与疾病搏斗的胜利的结晶。他说：“对于科学 工作的热心，使我忘却或者赶走了我日常的不适。”爱因斯坦从他 68 岁的靠后几年，一直到 1755 年 76 岁逝世这段时间里，他不断为病魔所缠，先是患 肠道病、肝脏病，最后又加上主动脉壁变弱。他在苦痛中生活，常常为剧烈的疼痛所折磨，但他却仍然快乐、安详，全然不以自己的疾病和不久于人世 为意，仍继续工作着。一个星期天的夜里，几页手稿放在他的床边，内中就包括着引向统一场论的那些方程——这是他研究了 40 余年之久却一直未见 最终结果的东西。他指望他能够在第二天足以摆脱病痛，好把他的这些研究工作继续下去。不料，在星期一的清晨，他的主动脉破裂，他竟阖目长逝了。
三、驾驭时间，只争朝夕
起床时间该做什么1.使用你喜欢的音乐“叫醒你”，可以提高一天的工作效率 有道是“一日之计在于晨”。早晨能否在愉快中醒过来，对这一天的工作有决定性的影响。不过，这个世界就有很多“害怕早晨”的管理者。别说 是在愉快的气氛中醒过来，就是闹钟响了几十遍，仍然对枕头恋恋不舍者也大有人在。对这类管理者来说，早晨的起床变成了痛苦的差事。
为了能在愉快的气氛中起床，就要尝试一些好办法。譬如，利用录音机 录一首自己喜欢的音乐，只要在床头放置一部录音机，按下定时开关，到了起床时间，音乐就会自动地播放出来，就能在朦胧的梦境中听到音乐，很自 然地清醒过来，起来后的心情也非常愉快。最近，录音机增加了种种的功能，音响方面也出现了很多高性能，使用起来十分方便。对闹钟的声音深恶痛绝 的人，即使枕头旁放置好几个闹钟，仍然无济于事，不妨试试音乐催醒法。
如果你是古典音乐迷，就录一首贝多芬的“命运交响曲”。当激昂的乐声响 起来时，你的睡意立刻会飞到九霄云外去了。此种方法，也可当成睡眠学习法使用。例如学法律的人可录一段法律的资料，学外语的人，则可录一段外 语教学的课程等。在参加资格考试时，若用这种方式，会获得良好的效果。
2.在早晨的被窝中考虑“今日要做的事” 从醒来到洗漱，吃早点，到走出家门的这一段时间，可说是一天中最忙乱的时段。除非特别早起，否则的话很难从容地度过这一段时间。善于利用 时间的管理者一般把早晨的这一段时间，分割成两段使用，即从睡醒到掀开棉被下床为第一个阶段，漱洗吃早点到走出家门为第二个阶段。
为什么要区分呢？无非是想把它们用于不同的目的罢了。第一段是从睡 醒到掀开被子下床的时间。善用时间者醒来后并不是立刻就下床，而是在棉被里考虑当天预定要做的工作程序，甚至思索及处理悬案，等有了头绪时再 下床。其每一天的行动，几乎都是在床上决定的。这种作法，有两个好处：第一、寝室里没有妨碍思考的声音，可以使人宁静而沉着地思考。在这一段 时间里，只有一个人在寝室里，绝对不会受到干扰；第二、在被窝里躺卧时，因为姿势不受拘束，以至很容易产生构想。逢到工作方面受阻而一筹莫展时， 不妨在早晨的被窝里想想，往往就能找到解决的办法。
或许有些管理者会认为：与其懒在被窝里，不如干脆下床。不但能使头 脑清醒，思路也会比较敏捷。如果你属于这一类型，那就干脆爬起来吧！
3.在早晨的“杂用时间”里，跟孩子联络感情 从起床到走出家门的这一段时间，称为“杂用时间”。在这段时间里，必须尽快地洗漱吃早餐。对忙碌的管理者来说，稍微磨蹭，可能连早点也来 不及吃。不仅要尽快地做完杂事，同时还得跟平常很少见面的孩子联络感情。
不过，并没有必要为这件事特别花费时间，只不过是一面穿衣服、漱洗或者 吃早点，一面跟孩子说话。像漱洗、换衣服等动作，可以自行地延长或缩短，只要留心的话，可以尽量地节省时间。如此，就可以把多出来的时间，用于 有意义的工作方面。
关于这一点，每夜管理者都从办公室打电话回家，通过电话跟孩子长谈。 因为管理者每天几乎都在深夜才能回家，那时孩子都已经睡着了，根本就不可能跟他们交谈。靠电话也可以联络感情。平常很忙碌，没有机会跟孩子碰面，不妨活用早晨的“杂用时间”，并且试试夜晚的“电话作战”。在与孩 子亲近时，忘记工作，放松心情，一天的工作干劲也源源而生，可以说是一 举两得的事情。
管好身边的物品1.身边物品放在一起，如此就不必东找西寻 为了合理地使用时间，平常得整理好带在身边的东西。很多管理者老是带着皮包或纸袋，不但“运”起来不方便，更有忘记带东西的危险。逢到东 西很多，又必须取出使用时，也会感到十分不便。如果你时常出差，日常必须携带的东西主要有书类、稿纸、纸夹、文具、钱包、地图、预备用的眼镜、 雨伞、笔记本、小型录音机和时间表等。为了“收容”这些东西，不妨使用大型的拖曳式旅行袋。这个袋子被分隔成六个空间，可以根据用途分别放置 各种物品。就算在黑暗里，也可以轻易取出必要的物品。只要把日常必要物放入这个“乾坤袋”中，不管在何时何地，都不致于感到慌张。就算临时有 急事，得马上出差，也不必再回家或办公室，就可以直接外出。万一必须到国外出差，只要加上护照，就可以直接奔机场。只要有这种袋子，就不必携 带别的东西，自然也就不会忘记东西。
2.建立能够自动地检查“忘怀之物”的体系 对于外出必须携带的东西，要在前一天完全准备好。即使想得很周到，有时仍免不了忘记东西，为了防止忘记携带东西，必须建立一种检查“忘记” 的体系。一般人通常都喜欢把车票、手帕、钱包等放置于上衣的几个口袋里，换洗衣物时很容易忘记携带。每天早晨检查起来非常费事。因此，口袋里不 要放置东西，凡一切必要之物，全部放置于袋子里面。
这样读报更有效1.凭标题找出你想阅读的那一页，其余的都扔掉 对管理者来说，报纸是重要的信息来源。虽然如此，相信没有管理者能在早上就把好几张报纸完全都看完。除非整天无所事事的人，否则，不可能 有那么多的时间，同时也没有那种必要。其实，只要阅读那些对你有用的信 息就行了。
在上班以前，大略地翻看家里所订的报纸，不必阅读内容，只看标题就 行；再选择对你有用的新闻，连同日期把该部分撕下来，其余的可以扔掉。
经过这一步骤，那么厚实的一叠报纸，只会剩下那么一点点。这种方法有点“不文明”，对循规蹈矩的人，或许会感到不习惯。不过，只要每天都重复 着“撕”的动作，你就会感到那并非野蛮的做法，而且“撕”的手法也会颇为上乘。如此撕下来的报纸，可放入皮包里面，待搭车时慢慢地阅读。有时， 在车站购买报纸，进入车厢时，就要用手把自己需要的部分“撕下来”。如果在乎别人的眼光，打算到公司后再撕下来的话，很可能会忘记。对于那些 撕下来的报纸，只要你认为可做为参考，即可交给秘书修剪整齐，填上日期复印，再依不同的类别，各自归档。
2.看报纸的书籍广告，购买自己需要的书 有关书籍的信息来源很多，不过，以新书方面的广告来说，当以报纸的书籍广告最容易利用。一般的商品广告以形象为主体，而书籍的广告都是具 体地表现它的内容。正因如此，就算没有时间到书店，凭广告也可以做某种程度的判断。 具体来说，可以几种方式活用报纸的广告。每天早晨看报纸的书籍广告栏，碰到需要的书本时，就立刻把广告撕下来。对于必须急着购买的书籍， 就会打电话到办公室，叮咛秘书到书店购买。如不急着购买，就把书籍广告拿到办公室，再以相同的方法购买，不是立刻必需的书籍，则可以把广告分 门别类地归档，一旦需要时，就可以很快地找出来。对于广告的剪报，必须记载广告的见报日期。这样做的目的无非是在购买书籍时，不必浪费无谓的 时间。如今出版物相当多，非畅销书在书店往往很快就被淘汰掉，想购买时，根本就没有那种书籍，甚至连何时发行也浑然不知。在这种情况下，如能保 存广告，也可以询问出版社，自然可以节省很多时间。
上下班时间的使用1.如果走到公司只需 10 分钟，就每天徒步 有不少管理者，早晨一心一意地做体操，甚至慢跑。如果是有兴趣的话，那就没有话说，假如是勉强地做，那就不太合理了。虽然那是很不错的运动， 可是在那一段时间内，只能从事运动，并不能同时做些其它工作。
如果利用去上班的时间兼运动，就可以节约时间，又能够同时做别的事 情。至于耗费时间甚多的运动，像打高尔夫球等，由于会剥夺工作的时间，多数人敬而远之。为健康着想，管理者与其两周做一次或者两个月做两次激 烈运动，不如每天早晨步行 10 分钟。想做一件跟平常不同的事情，必须具有坚定的意志，而早晨步行 10 分钟采用的运动方式，只要持续地走下去就行 了。
2.早一小时出门，即可有效地活用乘车的那段时间 由于住宅问题的恶化，管理者的家离市区越来越远，以致去上班的时间也无形中加长了很多。现在单程需要耗费一二小时已是司空见惯了。既然耗 费于上下班的时间如此漫长，那就应该好好地利用这一段时间，如果在胡思乱想中度过，那实在是太浪费了。一小时的时间可以阅读很多的报纸和书籍。 日积月累下来，知识和信息的吸收将非常的可观。
为了利用上下班的时间，必须避开高峰时间。如果不能把上班时间挪后， 则可以提早上班时间。大都市交通的高峰时间，大致是从 7：30 到 8：30 之间。因此，只要提早一小时出门，就不难活用这段时间。虽然只是一小时的 时间，但累积一年下来就相当的可观。
3.在上下班时间养成看笔记本的习惯 早晨检查当天的工作时间表，是管理者的必要功课。确定一下商谈、会议、跟某人面谈的事，是否记载于工作时间表里，再划分当天工作的次序， 考虑应该如何指挥部属。为了使一天的业务顺利进行，这些作业是不能缺少 的。
在上下班的车里，一定要检查笔记的时间表栏。早晨，检查当天的预定 工作表。夜晚，则一面检查当天有否没有做完的工作，然后再计划明日的事。 每天只耗费 5分钟做这种事就足够了，工作效率将大大地提高。
4.手表的妙用 在车厢里面，一旦看书入了神，往往会过站而浑然不知。然而，如果一直想着下车的时间，那就没有办法集中精神阅读。 这两种情形都对管理者不利，因此，在车厢阅读书籍，或者撰写稿件时，要把手表的“闹钟”拨到下车的几秒钟以前。经过如此安排以后，就算乘车 时间只有 10 分或者 20 分钟，也可以集中精神读书。逢到疲倦时也可以小睡片刻。除此以外，手表还有多种功能，有的手表不但会“叫醒人”，同时还 能做简单的计算。
对于一个管理者来说，与其戴用价格昂贵的手表，不如戴用实际而多功 能的手表。在戴用手表时，不妨学习女性，也就是把字盘朝向手腕内侧，如此会给你莫大的方便。例如在车厢里阅读时，只要稍微移动视线，即可获知 时间。逢到谈生意时，也可以在对方不察觉之下，确定时间。
5.厚重不方便携带的书籍，不妨拆开分成几册 根据自己的目的及用途，把书本拆开来以便携带。对于把书本神圣化的人来说，或许会皱起眉头，不过如此做以后，反而会增大书本的利用价值。 甚至对于专业性且厚重的书籍，也可分成好几部分，再使用订机装订。经过如此的处理，就可以把它放入皮包里随身携带，必要时，也可以把它编成章、 节。
不管是内容如何丰富的书本，如果不能在阅读以后把它当成知识活用， 那就没有任何的意义，遇到大型书本时，不妨把书本的封皮都去掉，再把正文拆开分成小册子，使它成为容易阅读的状态。只要有时间，随时随地都能 够阅读这一本书，利用价值也能够在无形中提高。依管理者的职业，像辞典等，必须频繁地使用的书籍，使用这个方式最为方便。
决定工作的顺序1.早晨上班时决定工作的程序，就能提高工作效益 古人说：“早起的鸟儿有虫吃”，这也可以作为管理者的座右铭。例如比一般人早 1 小时起床，早 1 小时上班的话，在上班铃声响起以前，至少可 阅读五六张报纸。如此就能够比别人抢先获得信息，对于工作将有很大的帮助。除此以外，早些上班的人，能够有充分的时间，决定一天的工作程序。 不管是哪一种工作，程序决定不佳，将不能获得良好的结果。如果你早一点上班，就有充裕的时间决定程序，工作当然也能够顺利地进行。
2.先把必须做的事情列举出来，再决定顺序 决定工作次序时，不要连细节也定得死死的，必须具有某种程度的弹性，如此才能够顺利地进行。有不少人喜欢详细的规定，从几点到几点做那些工 作，然后才着手工作。乍看起来，这种做法似乎很合理，实际上，这并非很有效率的做法。因为一旦决定了时间，难免会受到它的束缚。例如，工作进 行的很顺利时，时间一到就非中断不可；轮到工作进行得不顺利时，仍然得熬到时间到达为止。与其采用这种方式，不如趁着干劲十足时，一口气把工 作干完；提不起精神时，干脆做其它的工作，这样效果就更好。
首先，把一天要做的事情全部列出来，如果前一天有未做完的工作，就 必须把它也加进去。写完以后，全部看一遍，再决定从何处着手，以何种顺序进行。对于能够同时进行的事情，最好一次就解决掉。例如中午必须会客， 就不要吃完饭再会客，而应采取跟对方一起进餐并交谈的方式。这样的话，一次就可以解决两件事，腾出来的时间，可用于其他方面的工作。
3.以“80 对 20 法则”决定工作的优先顺序 把一天的计划列出来以后，接下来就得决定先后顺序。在决定工作的优先顺序时，都应用“80 对 20 法则”即巴雷多法则。这个法则是“某群体的重要项目，决定于全体中比较小的比率，而且在多数的场合下，往往是 80 对 20 的比率”。这是意大利经济学家巴雷多发现的。例如某保险公司有 100个业务员，他们总共完成了 100 万元的寿险。在这种场合之下，并非每一个 人都拉了 1 万元的人寿保险，而是比较能干的 20 名业务员，总共完成了80 万元的保险。这就是“80 对 20 法则”。
这种法则也可以运用到工作方面。其实真正重要的工作并不多，差不多 只占全部工作的两成左右。只要想想这两成的重要工作是什么，即可以很快地决定工作的优先顺序，自然就可以决定效率好的工作程序。
对于重要的工作和次要的工作，有不少人采用一视同仁的方式，这种工 作方式不但效率不高，而且精神方面的负担也将使人不胜重负。如果根据这个法则进行，只做全体的 20%，即可完成 80%的工作，因此，在精神方面会显 得很轻松，效果也比较好。
4.工作最好分为“亲自动手”和“委托他人” 一般地的工作可分为“只有自己会做”和“他人也能够做”两种。考虑到工作程序，就应该把这两种区别清楚。一旦把只有你会做的工作委托给他 人做，或者把应该委托他人做的事，由你动手来做的话，将招致很多无谓的损失，根本就无法高效率地进行工作。以公司为例，办公室里有几位秘书， 帮主管做种种工作。正因为有了他们，管理者才能够把时间用于只有自己才 能够做的事情。
一般地不可能每一个管理者都拥有秘书，只要把工作分为两大类，即可 交给部属、同事、甚至家人，由他们帮你。像剪报、剪杂志的工作，只要你告诉委托者重点，连孩子们也能够做得很好。所以，你不妨请别人多帮忙， 你自己则专门负责重要的工作。
5.工作前的准备工作最好与工作内容有关 为了使一天的工作顺利开展，事前的准备工作是不可缺少的。有一些管理者在着手工作以前，必须抽一支烟，或者看看报纸。或许，这也算是一种 准备工作吧！不过，与其做一些跟工作无关的准备工作，不如做一些与工作内容息息相关的事。为了在有限时间内顺利地进行工作，最好能很快地制造 融洽的工作气氛。例如，在会议上必须报告的话，那就先看看那些会议大纲以及内容。虽然只匆匆看了一遍，但是，比起开会时才照本宣科的做法，其 效率有天壤之别。有时，由于要做的事情实在太多，叫人眼花缭乱，不知从何处着手才好。遇到这种情形，不妨把每一项工作都写在纸条上，如此才能 胸有成竹。
6.必须最先解决需要对方答复的文件 每天早晨上班时，管理者都应先做以下的一些事情：第一件事情，就是察看是否有等待对方答复的文件。如果有的话，必须尽快跟对方联络。对管 理者来说，时间一向是分秒必争的。凡事要迅速地在早晨联络，以便当天内就可获得答复。但如果稍微延误，到中午才跟对方联络，往往必须等到翌日， 方能得到答复。仅仅延误了两三个小时，却使整件事情慢了一天才能获得解决。为了防止这种事情发生，必须一早就跟对方联络。另外一种做法，是指 示部属替你完成某件工作。如果忘记了这方面的指示，而着手你自己的事，当你察觉到时，部属可能在进行一些次要或不必要的工作，这也是一项很大 的失误。一上班就得仔细地指示部属，对他们面授机宜。这样，先决定好委托他人做的事，然后再着手自己工作的话，就可以达到活用时间的目的。为了妥善而巧妙地活用时间，就必须建立起健全的组织，这样，即使你不在办 公室，工作也能够很顺利地进行。
7.拜托他人做事时，必须说明做法及意图 以目前的各种公司来说，老一辈的主管往往会突然地对部属说“你给我做某某事吧！”就只有这一句话，没有前后的说明，叫人摸不着头脑。因为 上司没有对部属传达他的意图，难怪错误丛生，并且导致叫人不满意的后果。
每逢你拜托他人做事时，都要不厌其烦地告诉对方做法，以及你的意图。例 如拜托秘书去订机票时，你绝对不能这样说“请你订一张某月某日几点几分飞往上海的机票。”而应该这样说：“我想在某月某日的几点几分抵达上海 的某饭店，请你帮我订一张机票”。如果你使用前面那种说法，碰到没有座位的话，秘书就不会为你订机票，他的理由是“那班客机已经没有座位了”； 如果采用后面的说法，把你的意图传达给对方的话，就算没有最合适的班机，他也会为你订前一班客机的票。他能够采取弹性的处置方法。委托他人做事 时，必须把你的意图及目的都说出来，方能在毫无错误之下，很有效率地完 成任务。
8.很快听到工作报告 最近，不仅“等待指示的人”很多，甚至“等待催促的人”也不在少数。
当你苦等委托之事的结果时，对方却迟迟拿不出报告，等到催促他时，他才 悻悻地回答：“啊！我忘记了？？”或者“我以为那一件事并不急呢？？”
真叫人哭笑不得。关于这件事，忽略报告的人固然不对。但是，指示的人也 有交代不清之嫌。
为了防止这种“交错”，欲尽早获知结果，必须一开始就说得一清二楚。 只要做到这点，每逢工作完成时，部属就会拿出报告，你也不至于感到坐立不安。这虽然是微不足道的小事，但是，只要向对方再三叮咛，就可避免时 间的损失，并且也能够提高工作效率。
9.集中精力做的事在上午进行，下午则用在会客方面 一般来说，管理者在经过充足睡眠后的早晨，头脑的运转是比较快的。
正因为如此，凡是依靠脑力的工作，你都把它放在上午进行，就连那些必须 凭对方反应而下决定的工作，也尽量在上午做完。因为到了下午脑力运转迟钝，往往想不出最上乘的策略，所以，都应把会客的时间安排在下午进行。 会客不同于办公室的工作，经过了一个上午耗费脑力的工作之后，头部会感到适度的疲劳，这时改为会客的话，反而能够使紧绷的神经获得松弛，可说 是一种很理想的调剂。
怎样工作更省时1.牢记女职员的生日 整体工作能不能顺利进行，关键多在于女性职员，似乎每家公司都是如此。即使复印一张文件，小姐们肯不肯尽心帮忙，都会影响到工作效率与工 作成果，因此很多人对女性职员都特别用心。为此，最好的方法是记住小姐们的生日，在当天送她们一张生日卡。以小小一张卡片，向她们表示感谢， 就算她们平日对你有什么不满，也会一笔勾销。
2.多关心女职员并托以重任 以相当的敬意与关心来对待共事的女职员是必要的。除了送生日卡之外，在她们加班工作十分疲劳之际，你可以适时地予以嘉勉慰问，或是与她们谈谈私人的烦恼，给予一点建议与帮助。 平日这样对待女职员，在意想不到的时刻就会得到对方大力相助，比如说临时有急事，对方会主动承担下来，很快就完成工作。无论如何，只要获 得女性职员的支持，万事都会有所依靠。
3.给领导做工作汇报时，要先打好腹稿 在对人传达要事时，若不先整理出条理，就冒然开口，往往都不得要领。
尤其是对领导做工作汇报，说话结结巴巴，不只浪费时间，更会令领导感到 不耐烦，而影响到对自己工作能力的评价。不只是对自己的同事，连对自己家人也是一样，都要“先想好要说的话，才把人叫过来。”而且开口时，要 先从结论说起，这样，对方就会知道谈话重点，不但不会浪费时间，也不会 发生误会。
4.将好的工作程序记入工作手册 在做一件工作时，往往必须多方摸索尝试。不过，在尝试的过程中，即使发现新的方法，一旦完成这件工作，有时也会忘了这个妙法，因此所造成 的时间浪费无法估计。所以，在你所在的单位中，如果有人发现效率良好的工作方法，都要记入“工作手册”中，这样这个工作经验就不再为发现者所 独有，任何人只要照章行事，一定可以顺利无误地完成工作。
5.“实用工作手册”来自以往的工作经验 不管做得多么完整，“工作手册”也会有所遗漏。一种文件写法虽然已考虑到种种情况，但为了应付特别的情况，就必须采取相应的做法。因此明 知不够完整，还是编制工作手册，将其当成“试金石”。一旦工作上发生困扰的问题，就立刻追加、修正工作手册的内容。这样日积月累就能完成一本“实用工作手册”，发生任何情况都能从中找到最有效率的解决方法。
6.在“工作手册”上详细记录零散信息 出门办点小事，却不巧赶上繁忙时，结果白白等了半个多钟头，这种情况经常会发生，只是平常不太会感觉到，其实这些浪费掉的时间，一累积起 来，也是相当可观的。所以，为了防止这种无谓的浪费，连乍看之下很可笑的琐碎信息，最好也记在“工作手册”上，比如邮局在哪一天哪个时间人最 少，或是哪个窗口办事速度最快？？，将这些具体的信息记在手册上，办起事来将更为方便、迅速。
7.将经常使用的工作用语记号化、简略化 在处理事务过程中，只要在访客的名片上，简单地写上“人、住、印、档”，然后交给秘书，她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入 名片簿存档。像这样将经常使用的工作用语记号化、简略化，在交待工作的时候，可以不必在口头上——指示或写字条提醒要点，得以省去不少麻烦。 不只是一般的事务工作，连书信中经常使用的客套话也可简略化。例如“悉”表示“来函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺！”等等，如此即可大大 地提高拟稿的速度，很快就可以交给秘书去打字。
8.防止厌倦单调工作的“成功画面思考法” 撰写一本书着实需要有很强的意志力，但多达数百页的稿纸，虽说用口述录音机或文书处理机之类的现代化工具可达到很高的工作效率，不过，有 时候也是一件非常痛苦的事。在这种情况下，只要想到这是完成一本书的必经过程，就会再次提起干劲。重要的是，如果一心只想到眼前单调的工作， 不但会心生厌烦，而且工作效率也会一落千丈。试用成功画面思考法，想象计划成功或完成工作时的成就感，是防止这些弊端的方法之一。
9.将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来 最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，复印机自动送稿，即为功能之一。因此，不必再费事地一张张换稿，一次次按键。即使不在一旁看 着也无所谓，可以大大地节省人力与时间。
可是，这种精心设计出来的功能却出人意料的并未受到广泛的应用。其 原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如，在公司内部报表文件上经常可以发现，文章是用文书处理机打在 A4 的纸上，而图表资料纸是 B4 大小。即使只 有一张大小不一，自动送稿功能的威力，也要大大减小了。因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小，不只是复印上，在各方面都将大大提高效率。
10.呈送出去的书类文件也要做标题和目录 除了时间太过仓促的情况外，在对订约的公司客户提出报告时，一定要在上面附标题和目录，同时也要求部属，在呈送任何书类文件时，都必须规 规矩矩地标上标题与目录。因为标题和目录能够使人在阅读内容之前，对文件的整体观点与主题方向，有一个概括性的了解。乍听之下，似乎令人觉得 很麻烦，不过只要想到这项工作不但能缩短他人的工作时间，也能够缩短自己的工作时间，其效果绝对是不小的。
11.写报告时，先将报告列在纸上，事后再一并查阅 在写报告时，即使中途有疑问或不了解之处，只要它不是个影响巨大的问题，可都不马上去翻查资料或文献，因为或许因此暂时解决了问题，可是 却因思考中断浪费时间，反而耽误了工作进度。所以一旦有必须查阅的事项，可先将其列在纸上，最后再一并去查资料。此外，列在纸上的问题也可以交 待他人去查，自己也不必停下手上的工作。
12.把经常使用的文字、数字刻成橡皮印在现代的办公室中，OA 机器已经成了不可缺少的必需品，不过除了利用 这些机器之外，只要稍稍动点脑筋，还是有很多提高工作效率的方法，比如利用橡皮印，年月日印、裁决印、裁决印住址姓名印等各种不同的印章，一 应俱全。在需要反复书写同样的文字与数字的情况下，如果一一手写，那会耗费许多时间，所以若能将其刻成橡皮印，在处理事务上，便能省下相当多 的时间。即使要多花点钱，由于节省手写作业的时间而提高了工作效率，所以成本反而降低。
13.一成不变地奉行领导的指示，工作的确不会愉快 经常有人发牢骚说，因为工作太无聊，所以才无法提高工作效率。同样地，不妨不要理睬别人怎么说，以自己的方式来处理例行公事。在动脑筋想 如何以自己的方式工作的时候，会发现前所未有的乐趣，这样才能提高效率。
14.采用高尔夫球记分法，随时随地记下备忘录 喜欢打高尔夫球的人大概都知道，高尔夫球的记分卡上附有铅笔，大小正好可放在上衣口袋，在球赛进行中，无论打到哪都可立即记下分数。除了 一般的笔记外，也应备有可放在上衣口袋且附铅笔的备忘录。即使身边没带公事包，也能立即记下备忘录。很多业务员也都应这样，随身携带笔记簿， 不过，如果采用这种方法，随时随地都可迅速地记下备忘录。
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