第69章

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只要管理者写下这类代号，公司职员必定能明了管理者的指示。例如委托打 字小姐打字时，管理者使用简单的记号，象“B”代表文章中要留空格，“R”

表示要重复，“N”表示内容证明，“律”表示律师等等。

由于工作繁重，需要委托部属分劳，为了使事情能顺利完成，或避免任 务的重复委派，就得注意指令的传达。

以记号下达指示或写上简字代号等，可节省很多时间。所以无论哪一家 公司，都应将公司最常使用的术语或规程，全部以代号表示，且采用横式写法，复印后发给公司同仁每人一张，主要是希望指令处理方面能够统一。如 此，在打字时，便无须多加赘言，或反复叮咛，打字小姐便能顺利完成工作。

如此一来，对于业务忙碌的公司而言，的确可节省不少困扰及时间，帮助公司每天工作的顺利进行，这是整理术中一项令人意想不到的成果。

15.能让人辨知内容的记事方法是不明智的 所谓“记事”，是随时、立即、迅速记下的意念，所以能辨知的人应很少。的确，象这种灵光一现立刻写下来的意念雏形，往往不是很有效用的资 料。所以，偶有疑难或有新的构想时，就立刻记录下来，并且每天花点心思，将其处理，可行则存，不行则丢掉。象这样将瞬间闪过脑海的构思加以记录 并整理使其活用，也应算是善用大脑的表现。为了将这种构思传达给公司同仁，就得使用共同术语，使其快速传阅，发挥高度的效用。

公司、家里的电话留言，也是十分重要的。对于“何时及何人打来的、 内容、处理方式”等都要详细记载。总之，理想的留言，应是不论是谁接电话，只要看留言就能处理事情。这就得多花点心思了。

公司中，在电话的应接上，问出对方来电的目的是最重要的。管理者规 定统一方式来作记录。譬如对方没说其目的时，我方必须主动询问；收线时，更要说“再联络”等话；为了慎重起见，更要请教对方的尊姓大名、公司名 称、电话号码等等，而且要全名，不要只记录张、李等姓氏。详细的留言方式，使事后处理时，十分省事而方便。

传达留言也是一种很重要的资料。记录不完整，即使字迹整齐，也不具 任何意义。留言也算公司重要资料之一，所用术语仅公司同仁了解即可，不要用易令人辨知的方式书写，才是确保公司资料的明智之举。

16.将简洁、正确的留言当作资料加以保存留言是便条纸使用 B5 规格，留言部分不注明由谁记录，而以共同代号写 下，但有三点必须牢记，就是“主旨、时间、事由”。

从主旨可直接知道对方是谁，必要时冠上主题，更可明了其留言的目的。 一看到留言标题，即可明白这份资料的内容大纲。经过整理，便成为一份重要的信息。然而，为免流于道听途说之虞，凡由他处传来的信息，记录 完毕后，以最短时间证明其真实性，再以简单明了的形式书写于规格纸上整理入档，可使这类资料成为一种重要信息。

17.卡式录音带采用一事一卷的记录方式 随着学习语言、学校上课和演讲活动的频繁，使得卡片式录音带（以下简称卡带）的使用数量逐日增加，因此卡带的管理也就变得重要了。 目前，卡带的数量仍不断增加。将录音带当作私有财产，所以特别珍惜。

卡带大都是从电视节目上录下的音乐或语言教学，因为没有二次机会，如果 被洗掉的话，当需要时，就无法派上用场了。这是和收集书籍、杂志等印刷资料最大的不同点。

卡带外形比书本小，且其规格统一，不占用空间，整理也比较容易，只 要分一般卡带和迷你卡带即可。百余卷卡带，一个大抽屉便可容纳。迷你卡带，更可节省空间。由于卡带外形相似，所以很难辨知卡带其内容为何，因 此得确实地作整理。

将一个可容纳十卷卡带的整理盒放在书桌上，和书籍一样，都以种类分 别排列整理。譬如：在语言类方面，这个架子放英语卡带，那个架子放法语卡带，取用时，几乎不需经过查阅就可立刻找到。

卡带上再以厚纸板写出录音内容的目标，也是分辨卡带的方式之一。例 如这卷卡带是花两周录制而成的，卡带哪个部分录了什么，在录音时，也要确实记录。至于录音时如何作记号，主要是准备一台有数字标示的录音机， 在录音时从零开始记录，就能很正确地标示段落号码了。

再注意一点，千万不要为了节省一点点空间，而把不同种类卡带放在一 起，如此只会扰乱卡带分类，所以整理卡带时也应采用活动式，随时增加或减少，且要遵守一个项目一卷卡带的原则。

办公书架整理技巧1.给经常使用的书加一层书套 近来大多数人以电视、收音机等作为传播媒体，但管理者却认为书籍、报纸杂志才是知识的重要来源。 书籍是信息的媒介，优点在其收集量能与日俱增，携带方便，随时可添加相关资料，顺序、分类上的调整也很方便，优点很多，而且可借书籍缩短 查阅资料的时间。

然而，无论书籍如何能缩短查阅的时间，当成为资料查询的对象时，若 遇到非常厚重的书籍，就不是那么轻松的事了。例如：读英文书籍想要查字义时，就非用字典不可。当你花一些时间查字典，又得另外花时间记录其意， 或造个句子增加了解。因此，若能将查字典的工序简化的话，就能节省很多时间和功夫了。

为了提高工作或读书的效率，不应该将买来的书照原样放着，而应“处 理”一番，以缩短查阅时间及符合自己方便为原则。一般人必定都认为书籍本身已是成品，实在不用再费心“处理”，但若站在另一角度来看，如果将 书籍花点心思再“加料”一次的话，便会理出一道营养丰富的好菜。

通常一般人都对书籍要作几项切合需求的改装，以提高使用率。例如字 典等最常使用的书籍，将封面比书页部分突出的地方，一律裁成和书页相同大小的格式，便可以右手握笔记或文具，左手随心所欲地翻书了。

也许有做不到这一点的人，翻阅书籍时不仅麻烦，而且浪费很多时间。 其实书套稍大的目的几乎是为了装饰，使书籍看起来美观及有质感，但就实用性而言，却一点也帮不上忙，反而费事，所以断然将封套剪成与正文大小 相同的尺寸，是明智之举。而且翻阅时的确方便，必能达到缩短翻查时间的 效果。

2.将书籍目录复印后，贴在书的外皮上 通常书一买来，如果你能将目标和索引剪下来，将其裁小后再贴在书的外皮上，这样，右手拿书，左手即能按照目标，立刻翻到所要的部分。 当然，也可不将书页取下，在索引后面空白的书页上，贴上表格或图片来加以利用。 为了能一看到目标便可翻到所要的页数，可将页数所代表的内容，复印后贴在书的外皮上，这个目录正好是这本书籍的内容浓缩。换句话说，只要 看到那本书的外皮，就能马上知道书的内容大意是什么。

如此一来，不用特别翻开书页，就能了解内容，实在很方便，若是碰到 成册成套的书籍，目录的内容十分冗长，这时，可将其缩小复印后，再重新组合排列，裁成和书皮大小一样的格式，不是也很理想吗？

书籍的索引，可用汉语拼音符号加以排列。但这种排列分法，若要用来 查语句就不适合了，所以，又将索引的页数全部以字母来代表，大大地缩短 不少查阅的时间。

象英文字典上 A、B、C 的索引一样，用圆珠笔在每一本书的翻页处划分 章节，并且在章节所占的页数上涂满记号，最后在外皮上用红笔写上章、节的首句，这么一来，查阅就更为简便。

在工作上最常使用的税法或法律等书籍、字典、百科全书等，一定利用 这种方法处理。这也是书籍的特征之一，对于查阅有很大益处。例如从数册金融书籍中，可一眼看出哪本适用于国外金融，哪本适用于证券商，十分详 尽而正确。

3.目录以颜色区别重点 管理者应重视书籍的目录和索引。买书时，大多数人不看目录，只看内容。殊不知目录是一本书的内容浓缩。对书籍而言，只看目录，有时也可达 到得知其内容的目的，而其最大优点，就是缩短检索的时间。

为了实现前面所介绍的方法，使目录更易阅读，对于重要的目录以颜色 作记号是最理想不过的。虽只快速浏览，却能辨别重要地方何在，使查阅速度增快。使用颜色区别也是最好的作法，因为颜色能刺激人的视觉感官。

比如，较醒目的篇幅可用特殊笔涂上红色，章用黄色，节用绿色，段落 用蓝色等。贴在封面的复印目录也以相同颜色作记号。此外，欲参加国家公务员考试时，便可将考试题及哪一年出的试题等相关重点以记号标出。

利用这种方法，一本书里哪里最重要，哪里不重要，都可以记号表示， 可略去不重要的部分，阅读时就不用浪费时间了。更确切地说，也许有数百页成册的书籍，经过整理后，往往可浓缩成一半，甚至只需阅读三分之一的 精华就能了解全书了。

资料妥善整理，以入耳、入眼的顺序，再予以分类是十分重要的工作。 目录的颜色区别，对整理而言十分有用，尤其是经过加以整理过的书籍，重点立刻就能识别，不仅缩短查阅时间，也使僵硬的书本知识，很容易就能被 消化吸收，加以利用。

4.书签是缩短查阅时间的秘密武器 依常理而言，能彻底读完一本书，是最理想的读书方法。但是，想要读的书实在很多，尤其像一些长篇书籍，实在很难一下子就读完。如何才能有 效地使用有限的时间呢？检索时间的缩短是十分重要的。

作为现代人，都应养成每天读书的习惯，哪怕只抽出五分钟、十分钟，也应充分利用达到读书效率。如此短暂的读书时间，就更需要缩短书籍的翻 寻时间了。

能够节省一分一秒的秘密武器就是“书签”。准备三种颜色的书签，例 如：咖啡表示常参考的部分；黑色表示最重要的地方；绿色表示正在阅读的 位置，很容易明了。

使用这方法，能立刻知道重要的地方。即使只有一分钟时间，也能有效 地达到阅读目的。对要完成控制自如的计划表，却又无法延缓或放慢读书速度的现代人而言，处在知识爆炸的今天，不妨试试这种方法。

5.刺绣书签的妙用 过去曾有刺绣书签的出现，近来由于价格昂贵，这种书签渐渐为普通书卡所取代。但是为了便利翻阅起见，可利用这种有线书签。 这种书签是手工制作的，最好用线将其缝在书背顶端。因这种线不粗，而且耐用，加上有各种颜色，分类时十分方便。 其作法很容易，用针线将编好的刺绣线，缝在书背连布封书的地方，加上一个扣环，再缝上就完成了，不易脱落。 由于书籍的封面已拿掉，为了牢固起见，在缝合处以胶带再粘贴一遍，会更为理想。 熟练的话，不到一分钟可以完成三本书，因此花一点点时间制作，在阅读时可节省很多时间。对于忙碌的现代人而言，书签是加强“整理术”的强 心剂。

6.书籍应加以利用，并非装饰品 一般所谓的书，大多指袖珍型的书籍或整套的精装书，以及百科全书模式的辞典或专业书等，这些都是书架上最常见的书。 老实说，一些藏书人藏书的目的与方法，实在让人想不通。他们惟恐把书弄脏或污损，总是小心翼翼地保存，甚至很少动用。站在书籍利用的观点 来说，这种作法似乎很不合理，而且把书当成装饰品，简直就是浪费空间、 时间。

百科全书或“大辞海”之类的书籍，在查阅时立刻能找到资料，这才是 最重要的。换句话说，尽可能缩短查阅时间，以提高利用价值。

但是，每次查阅时，从书套中取出又收回，实在很麻烦，这些书套反而 令人觉得碍手碍脚，成了绊脚石。不仅如此，数十册之多的百科全书，常需费时查索所要的资料项目，加上本身十分厚重，拿在手上一会儿就发酸发麻， 又得费事地从书套中取出、放回，实在不是一件轻松的事。

对于百科全书、英汉大辞典等大型工具书，应将封套取下，连装饰用的 纸带也应在买书后一律取下。没有了这些无用的东西，就不会浪费翻阅的时 间。

取下的书套无需丢掉，可加以利用，可作为收集信件和名片之用，或是 存放记事本、电话本等小册子，都是很理想的。

将书的装饰品完全取掉，可毫无阻碍地使用书本。只会担心书本损坏污 毁，并非藏书人的本意。书并非家具，更不是装饰品，即使有点破损，只要能发挥书本的价值，就算是一本真正有用的书。

7.将百科全书竖向排列，使用时方便又快速 还有一种有关辞典及百科全书的快速查阅方法，就是将书籍竖起排列在书架上。

这种排列法，使翻阅的页面朝上，从书架上拿下后就能迅速翻到所要的 页数，一点都不会浪费时间。

但是，这种作法因为书页向下，所以无法看到书名，若是像“大辞海” 只有一册倒没什么问题，但是像百科全书等一系列的书籍就没那么容易分辨 了。

因此，可在书籍底部写上书名。例如百科全书，可用“A”、“B”、“C”？？ 的字母代表。这样在书架上排列的时候，什么位置就放置什么书，养成归还原位的好习惯。

为了无误地将书籍放回书架，靠记忆恐怕会发生错误，因此，在书架上 也划上线条以作记号。收集了多少书籍，就划上几条线，万一书不见了，或放错位置，立即就能知道。

百科全书放在书架上时，可以另外作一本索引书，只要根据索引书，就 可很轻易查到所要查阅资料的项目，非常省事。

常常觉得使用字典、辞典是件麻烦事的人，不妨下点功夫，试试这种方 法，必能发挥字典、辞典的最大用途。

8.在书内的空白处作笔记 整理一本书的内容，依各人的习惯，大致可分为在笔记本上写上所收集的内容的“笔记派”，或在书籍上直接写上重点、眉批等的“书写派”这两 种方式。

经过实验，整理书本内容，不需一一准备笔记本。作笔记，需要时间和 精力，十分麻烦，如果作好了笔记，却没时间阅读，那就更不值得了。

整理笔记内容，是件苦差事，虽然重点只是一两行，但得从书本上再抄 在笔记上，虽然这是件很简单的事，但若将这份精力，换成直接在书本上重要部分划上线条，再加以思考、记忆，并将心得直接记在书本的空白处，更 能提高学习兴趣及效率。

一般人都认为作笔记是很好的整理术，实际上作笔记只完成写的目的， 若不经大脑思考也是没用的。在课堂上，将黑板上的字或老师讲的话，虽然一字不漏地抄下来的学生，表面上是很认真用功，可是考试成绩却往往不十 分理想，主要是因为他们花费太多时间在抄写的功夫上，而不能将知识融会贯通，以致本末倒置。

严格来讲，作笔记应属徒劳无功的作法，站在缩短时间的观点，也是不 适当的方法。所以，直接利用书本空白处的笔记书写法，才是吸收消化书本 知识的有效方法。

9.以颜色区别重点 在书的空白处写满心得感想，或在重要的地方划线，是读书的好方法。

然而，这边也划线，那边也划线，最后到底什么是最重要的，竟然分不清楚， 这是很盲目的作法。

为了预防这种情形出现，以红、蓝、绿、黄四种颜色来区别重要等级， 这样详细区别之后，一翻开书就能辨知内容的重要程度。

划重点时，也应有某种标准，所以开始就必须规定使用颜色的标准，熟 悉之后，就能驾轻就熟了。

10.在书本的上方作重要记号 担任律师或会计师的人，所使用的专业或研究书籍都相当厚重，并不是一天就能读完的。

要在成堆书册中从第一行到最后一行都精读一遍的话，是件很辛苦且不 容易的事。首先，这样的读法，对读过的内容不一定能完全吸收。任何一本书，一定有其主要及次要的部分，可依情况而定，不必完全读过：即使从头 到尾费心地读，也未必有效果。往往开始时兴致勃勃，后来即很难坚持到底，常会半途而废。

对于这类的书，要快速浏览一遍，不用精读。快速阅览时若碰到需要思 考或不知所云的地方，用色笔划线作记号。

另外一种“三角区的重要记号”法，就是可在右页的右上角，或左页的 左上角标明重要度。最重要处打记号；其次的以双圈、单圈、三角等记号注记，表示有时间再读；打上×记号的话，表示这页大概可以不用看了。

根据记号决定阅读的方式，只稍利用一些时间，不论多厚的书，经过整 理后再阅读，与精读效果相同。

对于一般人须读七八小时的书，约用一小时左右即能解决。当然对于内 容的理解程度，绝不逊于精读的人。能在短时间内读完一本书，就是充分利用这种重点式读书法，因此就可以顺利通过律师执照考试和会计师考试。

这种记号重点的整理术，和前项所介绍的画线或写心得的方法一样，都 能缩短读书的时间至最少，而效果提高至最高。

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