第70章

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对于将参加考试的人而言，在这方面所作的努力，可以比别人多出两、 三小时的睡眠时间，养精蓄锐、头脑更加清晰。只要对书本稍作整理，就能节省很多时间，实在是一大法宝。

11.区分家庭用、公司用的书籍 姑且不谈小说，对于使用频繁的专业书、辞典或百科全书等等，最好在家中或公司里准备上两、三套比较方便、重要的书籍，应随时随地都能使用 到，才能提高书籍的功用，进而协助工作上资料的收集。

哪怕只有一分一秒的零碎时间，也要充分利用，而提高读书的效率。因 此，最好能培养短时间内定下读几分钟书的功夫。譬如在接待室或书房都能专心读书，到了洗手间时，也应有此功力。所以在公文包或皮包里多放几本 书，以充分利用琐碎时间，专心阅读。

而且应随身携带袖珍型汉语辞典或英汉辞典，以便遇有疑问立刻查阅， 无须挂心回家再查，或因为没有辞典在旁而使问题愈积愈多，导致最后兴趣 全无。

诸如“百科全书”或“辞海”等大部头工具书，或法律、税务等厚重的 参考书籍，最起码都应在公司和家里各摆一套。

一般人都认为不应将公事带回家处理，而且工作上的相关资料或专门书 籍不应放在家里。若是在家时忽然想到什么新点子，须查对一下资料时，常因家里没有任何资料，而无法订下计划，事后只好懊悔罢了。

最理想的方法是相同的书籍购买两本，有时因价钱太高，舍不得买，但 若以节省时间、成效卓著为考虑原则的话，一次购买两本相同的书，还是很 有价值的投资。

一般企业家，若能在家里和工作室各摆一套与工作相关的书籍，以及在 公文包放几本必读的书，不是很有意义吗？

12.书本盖上日期戳，能够记录个人成长过程 管理者特别把摆在家里的书和放在公司的书，都统一盖上公司章和日期戳，这也是书籍的保管术之一。

为了读完买来的书，管理者随时将书放在公文包内，尽量利用零碎时间 阅读，也常带着公文包到书店去看书。为了避免被误会，即使是新书，买来后也必定立刻盖上公司章，以免被认为是雅贼。另外一个原因，是由于管理 者都是利用空暇随处拿出书来阅读，有时难免会遗失，若有人拾得的话，一看到书内的公司章，就可以按址送回来了。

日期戳是指购买书的日期，可以借着书的种类了解自己的成长过程。总 之，对于书籍所作的重要记号或是心得笔记，能得知当时对这本书的兴趣为何，或是当时自己的观点如何，因此能推知自己的思想变化及成长历程，因 而更加了解现在的自我，往往有助于突破工作上的瓶颈。

放在公司的书籍，也统一盖公司章及日期戳。原则上是在书本的最后一 页盖上直式的公司印章，盖的位置是与本文相连页（空白部分）上；直写书籍在右下角，横写书籍在左下角，章离角端约两公分的距离。

在公司章的上方约一公分距离处盖上日期戳，切记务必盖购买当天的 章。这不只是单纯的盖章而已，对书本的使用也常会产生一种不可思议的感 情。

13.无用的书，要毅然舍弃 在现代，所谓的“书虫”还相当不少，更荒谬的是，甚至有些书虫用卡车到旧书摊买下满满一车的书，看起来似乎是位疯狂的藏书家。这种人藏书 汗牛充栋，但本人却几乎从未仔细博览自己所藏的群书。

这种作法极端设计划地买书，书架上堆满书籍却不知如何利用、整理的 人很多。其实正确的买书方法，应是有计划且定期地慢慢购买。冲动地胡乱购买，以致有限的书架空间一片紊乱、书满为患。但是若将堆积如山的书， 以随手阅读方式处理，成效如何呢？有人认为“精读细阅”的方法不错，只是以这样没计划的读书法，临时要找某类书时，自然无法立刻就找到。

因此，为了能立即找出所要的书籍，对于不要的书，或不会再读第二遍 的书，都应立刻丢弃，这是藏书的基本原则。

但是，对把拥有多少本书即拥有多少财产的人而言，很难照这种方法去 作。对藏书者而言，书籍象征丰富的精神财产，无法割舍的心理是可理解的，只是如此优柔寡断，反而使书籍徒占空间，于事无补。

无法有效活用书籍，并非藏书的最初意义。派不上用场的书，就象消耗 品一样，须有毅然丢弃的勇气。

更直接地说，即使刚买的书，在阅读的同时若已察觉没有什么价值，可 以立刻把它丢弃。即使是千辛万苦才买到的书，若一点用途也没有的话，也不要舍不得而花费时间去读它。

买来的书绝对没有非读不可的义务。喜欢的话，当然可以费心读完；若 不喜欢，千万不要勉强，立刻搁置一旁，是明智的作法。

14.不需要的书绝不买，不值一读的书绝不保存 有关书籍的选择，可能有人以“选老公，挑老婆”的态度精挑细选。实际上，买书前能理智考虑的人不多，但买前仔细思考，以绝不丢弃书籍为原 则的人也是有的。这种作风可说是理想派的人。如果有很多时间，整天在书店里看了又看、反复考虑的人倒无所谓，高价位的书或许还值得这样作，但 消耗一天时间在挑选一般价格的书籍上，代价未免太高了。

大多参考图书目录，或报纸广告的新书介绍，认为好的就立刻订购。而 且每一本书的末几页也都有出版社的出书目录，也可作为买书的参考。

利用这种订购的方法，也可买到一些好书，当然也难免买到一些无用的 书。一般而言，最好不要把读不下去的书丢掉，经过一段时间后如果仍引不起兴趣的话，就立刻丢掉。

最理想的买书方法，是不需要的书不要买；其次，不幸买来一些没有阅 读价值的书，无需勉强去读，甚至可决定立即将它丢掉。

15.书架的使用得当与否，能左右书的利用成效 娱乐性高的书籍，像小说之类的，往往看一次就够了；而作为专业资料、教材等之用的书，就得反复使用，这就是善用书的价值。此时，必须对书架 上所陈列的书籍作妥善安置，以备日后使用方便。

在整理书架方面，这里提供几个代表性的原则——（1）选择最好款式的书架。

（2）书架的位置。

（3）书本的排列方式。

（4）书架上的书如何区分种类。

（5）家中放置的书和公司放置的书如何区分。 第（4）及第（5）个问题在前面已详细谈过，在此不多罗嗦，只能以书架选择、放置处，和书籍摆设作一叙述。 首先，选择什么样的书架最好呢？必须先考虑藏书的大小、形状或是材质等。一般市面上售的书架，在形状或材质方面都还可以，只是在大小（规 格）方面有出入；普通书籍大概都还能容纳得下，问题是有些“重量级”的藏书，一般书架可能容纳不下，除了订做一个书架外，也可以利用书架的深 度，将书背向下躺放着就可以了。

利用书架深度，即使像百科全书等大部头的书，将其背面向下竖放即可。 如果市面上售的书架不合用时，也可利用假日自己动手设计制作，也是一个好方法。 以有效利用现有空间的观点来看，制作高成本拉门式的书架，虽然使书架成为隐藏式，但因不能一目了然，反而导致时间的浪费。

16.利用剩余的空间 对空间的利用是管理者一直伤透脑筋的事，基于这点，你可以借鉴别人成功地利用现有多余空间的方法。 首先，将壁橱的拉门去掉，以布帘代替拉门，然后再放入一个由上到下都可使用的架子，再利用拉门在上层制成一个架子，可摆设东西。如此一来， 壁橱里面、上面，加上高空的架子，再多的书，也不怕没有地方放了！

房间内，若从床到屋顶的空间，都被完全利用，可使你多出一间藏书室。 恐怕 99%的人都会觉得天花板没有什么用途，即使加以利用，也顶多是在衣柜上堆放一些不常用的物品而已。对管理者而言，这片空间却很宝贵。 办公室的桌上放着一把卷尺，如果有意购买新书架时，一定将其长宽高作正确的测量，尽可能从书架目录中选出最适当的书架。 如何有效利用空间，比如在公司里，休息室中的墙壁空间正适合书本的收藏，也是先以卷尺测量其可利用空间的大小。 即使自己的房子，也须懂得利用空间。当看到二楼的楼梯间和床铺成三角形，一般人会认为这片空间很难利用。却要本着“绝不浪费”的原则，立 刻请木匠在墙壁上打一个洞、作一扇门，如此一来，你的家里又多了一个小 型贮藏室。

为了保存不断累积的资料，书架便成了必需品。哪怕是一个小小空间， 也都要充分利用。所以选择书架时，坚持以适合有限空间的实用尺寸为优先考虑条件。但无论多狭窄，只要下点功夫，便可将狭窄的地方变成宽阔的空 间。

书架必须作合理的分配计划，这与前面所提的查阅时间是唯一不同处。 以“整理术”而言，充分利用空间，也应是查阅资料的一大重点。

17.玻璃柜式的书柜并不实用 随时随地都能方便取阅的书架是最理想的，如书房、客厅、寝室等，在家里到处都有放书，即使是厕所也不例外。 在狭窄的空间中，要将书架放在随手可及的位置，似乎不容易。但是，只需多花点心思，充分利用狭隘的空间，便可将书放在最适当的位置。譬如 有人利用楼梯的空间，制作开放式的书架，象这种自己动脑筋想出的方法，不也是很有趣吗？

公司大多采用不锈钢书架，也有些公司在会客室摆设木制书架，这些书 架往往加上玻璃窗，以防止灰尘进入。事实上这并不实用，反而碍事。书架的目的是使书有固定位置，并且取用方便，最主要是缩短查阅时间，所以玻 璃门对书架而言，反而浪费时间，毫无益处。

18.书籍复印后必须立刻归位 书架的目的是给书一个固定位置，所以取用后一定要即刻放回原处。

书从取出到放回原处，常需经过一段时间，短则半天、一天，长则甚至好几星期，而且很可能一次取用数本书，如果不立刻归位，一段时间后，书 架必显得凌乱不堪。

查询资料，往往所需的只是全书的两三页而已，这时，将所需部分复印 后，立刻将书归还原位，再将复印资料打孔、收集成册后，就又成一份档案 了。

利用这种方法，书籍取阅的时间很短，而且无论拿出多少书，绝不会导 致书架的紊乱。

19.尺寸不同的书籍，可将相关类型的收集成一堆 书架上的书本，有各种分类法，但一般人最主要是以书套、书籍版面的大小或形状排列。这种方法固然可以使书架的外观看起来整齐井然，但实际 上使用起来却一点也不便利。书籍并非装饰品，有效地使用才是其最大目的，不应沦为室内装璜的一部分。

另一种方法是以种类为分类，例如把法律、医学等方面的书籍各旧成一 类，一般人应多采用此种方法管理书架。这种方法，比起以大小、形状分类更加合理且具机动性，可以完全发挥书籍的功能。

但是最好的方式是根据自己的用途、目的作书籍分类，使书架“专柜化”。 以卡文先生为例，在他的书架上有所谓的“相关柜”，柜中以法律书籍为主，而以民法、税法等相关书籍作接续性排列。民法、商法、税法等种类虽异， 却都隶属法律，故以专柜方式来收集。

当然，对过厚、过大或形状不一的书籍，一般人常不论其内容，而将这 些超级书放在一起。可是为了配合个人使用目的，仍各以其所属种类，放置于所属的柜内，且以最易取用的方式摆放。

例如，要摆置运动医学的书籍时，就可将医学专业书籍和体育杂志以连 柜或同柜法排列。这样，要查询资料时，才能缩短时间。

20.书架的柜子以“半成品”看待 书架的分柜法，最好以“半成品”来看待比较适当。例如把整套百科全书一起入柜，虽然可以造成系列而整齐的外观，但是由于书柜是以种类划分， 以后同类书籍必会逐日增加，书架易成饱和状态。

因此，书架空间充裕的话，为了将来种类的更改，多预留空间是最好的。 使今后增加的书籍，也能有一席之地，不致紊乱排列，否则就得时时整理、 重新划分。

将有关的资料收集成册，再收入“相关”柜子内，例如遗产税的申请书 格式、遗嘱的法律条例、继承代理人的资格等相关信息，便可收集成册，也可加上法律杂志、判决书等相关消息的报导，复印后以“相关连柜法”予以 收集整理。

收集的工作，是永不停息的，所以对书架的整理，也是永远的，故应将 书架视作“半成品”，常常整理，使查阅资料更加便捷。

办公文具整理技巧1.笔记用的文具准备三套：一套放家里，一套放公司，一套随身携带 工作上或读书时所用的文具，因人而异，卡文先生常用的是：圆珠笔、铅笔、派克笔等三大“法宝”，此外，橡皮擦、圆规、小剪刀、曲别针、卡 片等，都是有助于工作的文具。建筑师等专业人员，就必须使用平行尺、丁字尺、三角板等制图文具。摇笔杆的人，大概只要一支万能笔就走天下了。

总之，文具用品完全因人而异，各取所需，但卡文先生之所以使用铅笔， 就不是单纯的喜欢因素，而是以“整理术”的观点所作的选择。不同于一般人所使用的圆珠笔，由于铅笔更正容易，不因涂擦重写而显得脏乱不整齐。

家里、公司都各准备一套文具。也多准备一套随身携带。 当然，有人会认为，只准备一套文具随身携带的话，不是很方便吗？在家里、公司也可使用。但是，使用后若没归回原处，象有时放在家里的书桌 上或公司的抽屉里，出门在外，临时要用，只能干着急的情形很多。有时灵感一来，脑中闪现十分有趣的构思，但在当时无纸笔可供记录，事后也无法 完整回忆起来，不是十分遗憾吗？

如你因工作需要，要常去法院办事，花在等开庭的时间很多，也很难确 知何时办完事，因此要常利用等的时间看看书刊，或想想稿子的大纲结构，所以偶尔需要作个记号，或写点东西，这时身上半只笔都没有的话，是件很 麻烦的事。因此，你必定随身携带一支铅笔，走到哪里都方便无比。

在电车中阅读时，碰到某个重要的地方，也必定用派克笔划，简单却很 重要。

总之，文具用品准备三套的主要目的，是充分利用空间时间。有一点也 十分重要，就是这些文具必须固定放在家里的书桌上、公文包内和公司的抽屉里，无论如何绝不替代使用，如此，才能发挥效用，哪个地方有欠缺时， 也必定立刻补齐，坚持绝不暂借或替代使用的原则。

2.四色圆珠笔是区分资料颜色的利器 前面已提过，卡文先生喜欢用的三种宝器是圆珠笔、铅笔、派克笔（彩色笔）。圆珠笔预备四种颜色是最理想的，无论是书籍、出版刊物、原 稿，以四色笔就可发挥区分资料的重要度。例如：最重要的信息以红色划线作记号，其次用蓝色、黑色、绿色，校对、复习时都能立即辨知，所以四色圆珠笔是十分重要的法宝。

曾有一位棒球评论家 K 先生（也是四色圆珠笔的爱用者），他在比赛时 作笔记或记录时，红色表示打者击一中安打，黑色表示投手应使用三振对方之法，蓝色和绿色是表示有关比赛的感想。所以只要一看这些代表颜色，就 能立刻知道比赛过程及内容。

在四色笔中，一般人最常用的是红色和黑色，所以墨水总是很快就用完， 常常留下其他两种墨水。想必很多人认为实在很不经济。碰到这种情况，就会把它丢掉，再买一支新的。站在实用及提高效率的立场而言，再买一支的 好处比较多，并不只是文具用品，节约不一定是美德。

平时，人们常使用的圆珠笔、签字笔、钢笔，而很少有人使用铅笔。非 正式文章或演讲草稿，也大多使用圆珠笔或钢笔。从方便书写及可任意修改的观点来看，铅笔应是比较理想的工具，既可快速地书写，又可立刻涂改而 不留痕迹，文章看起来仍是整整齐齐的，不是很理想吗！

在书上作记号划线所用的“派克笔”，虽是一件小用品，却也是整理术 中方便又重要的文具之一。

3.钢笔类的贵重品在工作上不适用 钢笔是一般生意人最常携带的物品，难免带着显示自己身份的意味，有些人甚至喜爱外国进口的高级钢笔。其实，钢笔缺乏实用性，一点也不值得 用。

对高级钢笔敬而远之的最大理由，是因为它太名贵了，舍不得随意使用。 文具用品是消耗品，用完就丢，钢笔也是一样，这种高“贵”的钢笔若是用坏了就丢，普通人没那么大的资本。

由于钢笔使用的是墨水，某些纸质不适合使用；更糟糕的是，多余的墨 水在书写时渗出的话，污损纸张的机率相当高；若一段时间没盖上笔套，也 常有断水现象。

基于这些理由，一般不愿使用钢笔，也没有购买的欲望。既是无多大用 途的文具，实在无需再将它当作礼品，以免老被放入抽屉里，徒占空间。

4.可利用装名片的盒子装些小东西 对商业人士而言，桌子是主要的战场。懂得如何使用、如何整理桌面，可提高工作效率。 桌子可分为做事、批文件的桌面，和放置各种文具用品的空间两部分。

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