第79章

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9.文书处理机（WOROPROCEBSOR）的磁碟片应如何保存 当今时代，文书处理机（WOROPROCEBSOR）已相当普及了。也因此平均每三个月就有新的机种上市，且性能更高，价格却不断下降。现在我们暂且不 谈低价位的机种，目前所普及的机种，大部分都是使用 3.5 英寸的磁碟片。

一张磁碟片所能容纳的信息是单行本一本的容量。磁碟片不占空间且容量大，可称得上是珍贵的信息来源。 办公室里常会使用到处理机。但磁碟片有个缺点，那就是一张磁碟片的容量很大，往往在一张磁碟片内，就存有各种各样的信息资料。 因此，在录入时应一一予以分类，一张磁碟片内，应该只存入某个主题的一连串相关资料。 某个主题即使内容很少，也不可以一张磁碟片存入好几个主题。基于此就很不方便整理，且不好灵活使用。 首先，可将录音带分成“个别专题”、“一般”、“各种形式”三大类。

“个别专题”每个辩护或诉讼案件有其各自的磁碟片。“各种形式”每一项 目，是交给法院的文件档案。

有关大项目、中项目，其磁碟片要以颜色来分类。为了知道每张磁碟片 中所存入的资料，所以在每张磁碟片的标签上，都记入各个主题。

再者，若每次存档时，为了知道某张磁碟片存入的内容有多少，而每次 都须将目录拉出来，这是极为不便的。因此，为了能对内容一目了然，特别将目录列出来，如此一来，就可缩短磁碟片查阅的时间。

以专用的盒子来保存磁碟片，并且，每个大项目都放入不同颜色的盒子 内，便可缩减寻找的时间。

10.邮件应如何整理、保管呢？ 既关系到切身利益且容易保管的东西，要算是邮件了。一般来说，在某段时间内收到大量邮件的就非贺年卡莫属了。 有关贺年卡这类明信片，大多数的人并不会将它特别保管起来，通常在看过后，只会记下变更的住址等重要事项，而等热潮一过，就会将这些卡片 扔掉，或者，是作为下一年要寄出贺年卡的参考依据。

一般管理者的办公室内，往往每年互相往来的贺年卡或问候卡件数高达 数千封，并且平时的邮件也很多，合算起来大概有上万封吧！这些邮件若不依次整理，往后就很难整理了。

首先，分为丢弃的广告邮件及值得看的邮件。而值得看的邮件，当场就 盖上当天的日期，盖章须盖在寄件人住址和姓名的左上端。这样，对住址、姓名、及收信日期便可一目了然。

其次是分类。有关日常工作的邮件，则将其归入以专题区分的档案夹内， 这也是缩短查阅时间的必要措施之一。若无分类，留待使用时才找的话，那可就得耗费相当长的时间了。分类当然也包括了需要迅速回件或联络的信 件，所以，原则上每天都需要处理当日应回的信件或应联络的邮件。

贺年卡和私人邮件，各自分开的整理法。 贺年卡和日常邮件不同的地方是不需要在一天之内整理完，所以，首先以内容的第一个字按英文 26 字母的顺序做整理，然后在最后几天，再做归 纳，并完全按英文 26 个字母顺序来整理。此时，所收到的贺卡应将寄件人的姓名登记在管理用的目录上，并在姓名旁注明收件日期，若看目录上，尚有 未寄出的贺卡，则配合时机回寄。

在以后章节中，将谈到如何保存重要的贺卡，并转换成实用的“人才录” 资料。首先，是将必要的资料抄在人才录后，如果原本抄在人才录的内容用不着时，就应舍弃。但是，因为人才录上所写的并非是全部资料，所以应留 下未抄的贺卡，以及自认为必要的贺卡。

这些贺卡应利用书橱来保存，并按 26 个字母顺序来整理。每张贺年卡， 按年度分别贴上标签来保存。贺卡中有标示寄件人姓名的那一面，则按 26个字母来排列。如此保管待以后要活用时，就能迅速地找出某人的贺卡，在 使用上极为方便。

11.信息活用的重点（1）将节省下来的查阅时间，挪用在附加价值高的工作上。

（2）信息整理不要期望一开始就完整美观，而应留意方便使用及单纯 化。

（3）手册有利于工作的完整性。

（4）资料应用固定的规格来复印，并且使用取放、转换都很容易的档案 夹来做处理。

（5）复印的规则是一张纸只有一份资料，而卡式录音带、磁碟片则只收 录相关主题。

（6）使用颜色区分可使整理一目了然，并能缩短查阅的时间。

管理者的信息活用术信息必须能加以活用。以管理者的情况来说，如所收集来的信息，却不 能有利于自己的工作，或是无法配合自己的目的，那原则上此信息对管理者而言是不具任何意义的。由于职别各有不同，所以活用的目的也是各异的。 但要注意的是原本收集的资料，在未经整理的状态下，是无法直接对工作有利的，当然，能够直接利用的资料，就很方便了。但在决定工作主题时， 也有从近乎“零”的状态下，从头开始收集信息。完全从“零”开始来收集信息，是不可能的，在刚开始的阶段中，仍应具有最基本的信息。 信息收集所应注意的是，平时应事先架起天线，去接收可能对自己商务有利的信息。如此一来，在接触某项和原本工作并无太大关系的新工作时， 起码有些基本资料可供参考。

以下所要谈的是有关管理者信息活用术。 假如管理者从事的是律师、会计师及演讲和执笔等工作，而这些范畴便成为管理者活用信息的标准，且按下述顺序来制作管理者的工作档案。

（1）信息档案夹，收集和主题相关的信息。

（2）考虑如何架构，并且分类。

（3）填补不足的信息，（第 2 项和第 3 项是同时进行）。

（4）若为演讲或执笔，便做成摘要，配合档案演讲或执笔的工作。若为 律师或会计师的工作，则以使用这些档案来着手工作。

1.接受一项主题时该如何着手 现举一个信息活用的实例。数年前卡文先生曾以企业兼并为演讲的主题，以早上 10 点至下午 5 点为期一天的时间，来介绍自己的方法。在此顺便 说明一下，企业兼并是指某公司利用经营战略并吞了其他公司。简单地说，就是企业本身的买卖。若此企业对所有人都不产生魅力时，也不是以解体的 方式，来卖出土地、商品、建筑物，而是视为一个有机体出售给某个企业。

欧美企业，常会设立一个以执行兼并任务的小组，认识企业兼并是维持企业 成长的手段之一。而银行、证券公司以及会计师事务所，都是以各自专门的立场来从事企业兼并业务。

首先，卡文先生做了一份企业兼并的档案。这份档案分成两组，每一组 都有 10 张标题用纸。由于此时尚有许多标题未决定，所以先以想到的部分，记录并归档，而后再从这份未经加工的档案中，整理出标题。

卡文先生本身因职业的关系，曾办过一次美国的企业兼并，其所针对的 对象为日本的头端企业。而卡文先生也以此为档案的实例，故复印了当时的契约书归档。至于日本的企业兼并，卡文先生也将它收集归档在契约书的样 本中，当然这些无法直接做为演讲稿，但可做为参考资料。

第二，收集最近的企业兼并的各种相关统计资料。有关企业兼并，由于 卡文先生本身是律师，且以前就非常关心这类资料，所以早在企业兼并开始流行日本之前，就已着手收集相关信息，因此，在很早以前就已做好企业兼 并的档案了。

而光是报纸、杂志上的资料，就有一百多张，这些资料，大部分都直接 归入企业兼并演讲的档案夹中，不过，并不是把原来的复印本归到这个档案夹中，而是再重新复印一次后归档，因此，原来资料档案，仍会维持原样。 虽然此份信息的主题，和演讲主题一样，但由于每次的商务主题都不尽相同，且不知何时这份档案信息还会运用到别的标题上，所以信息档案仍应以原复印本来保存。 因为有了这份资料，所以卡文先生对美国最近的企业兼并统计，以及世界性企业兼并的趋势，都能一目了然，不过，尚不足以当做演讲时的参考资 料。

第三，是从单行本书籍中来收集必要的信息。在购买企业兼并的书本资 料时，应先大致浏览一遍，但因可能会有新出版的刊物，所以应常注意相关新书，以便收集更新的资料。

在卡文先生接受此次演讲邀请的同时，日本银行界、证券商等的专家们 已开始关心企业兼并，不过当时有关企业兼并的书仍相当少，而以企业兼并为标题的书，顶多只有两至三本，且并非全书的内容都对演讲有所帮助，而 真正有帮助的是书后的参考文献。

由于参考文献中有些书值得一读，所以卡文先生又增购了一些书，即使 书名不是以企业兼并为主，但书中内容有些是和企业兼并有关的重要部分，此时，他就将它复印下来归档。例如，有一本书名为“如何向海外进军”的 书，其书中谈到“企业进军海外的方法是购买国外现有的公司”就与企业兼 并有关。

还有某书的参考文献中，备有某证券公司发行的公司报告，而此报告是非卖品，所以在一般情况下是不予出售的，于是卡文先生便向那家证券公司 洽询说：“如果正本不能卖，那复印本也可以。”这样，卡文先生才得到那 份复印本的。

另在取得公司时，尚有所得税的问题，所以卡文先生复印了税务法规中 的相关部分，并将其归档。

当然，这些资料都已记入在脑海中，但在演讲说明时，却又须特别指出“这是所得税法的第×条第×项第×号，所得税法施行条例第×项。”且若 要如此一一确认税务法规是很麻烦的事，所以一定要使用一份复印档案，才 足以应付。

在整理信息内容时，也应一一地将档案中的标题名称记录下来。

2.为方便书写构成案，应好好利用文书处理机 首先收集有关企业兼并的报纸、杂志上相关资料，然后，再收集因工作所获得有关企业兼并的资料。以企业兼并为书名的书，到其他书名（但书中 却有描述企业兼并资料）的书，都是信息收集的对象，同时也应收集税务法中的相关条文。而为了防止以上资料的零散遗失，所以最好全部复印归档。 将事先想到的项目，先做分类再归档，而其他的标题，则应一边收集资料，一边追加标题名称。 演讲档案，一旦有了充分资料后，大致上已完成了整体结构。 而有关各种标题的构成，则应活用文书处理机来完成。

首先将从前所想到的标题，以及后来才追加的标题全部输入到文书处理机内，利用文书处理机，不仅轻易地就能替换项目顺序，而且要除去不要的 标题也很简单。

并在考虑内容架构时，若有必要的信息，也可随时补充进去。 为了企业兼并的演讲，虽已有一份证券公司资料的复印本，但这份复印本仅有一部分是可用的，所以卡文先生又买了几本有关企业兼并的书，来做 参考资料。

这次卡文先生并未收集人信息，那是因为，在中国尚未有人比卡文先生 对企业兼并知道得更加详细。

以上即为演讲的准备程序。

以下 1—6 项大纲是发给出席者的演讲大纲，但是，实际上，卡文先生演 讲时所使用的内容，比这份还详细。

1.企业兼并现状（1）何谓企业兼并（2）在欧美企业兼并的现状（3）国内企业取得国外企业（4）外国企业取得国内企业（5）对企业兼并的需求2.企业兼并是手段，而非目的（1）其目的各有不同（2）做为手段的企业兼并分类（3）企业兼并战略成功的要点（4）国内企业兼并型态的确立（5）其他3.配合目的来选择企业对象（1）信息的收集（2）配合目的来选择的原因（3）中介机构的问题（4）其他4.交涉（1）交涉的开始（2）取得对企业的追踪调查（3）决定企业价格（4）税法上的问题（5）其他5.契约缔结和实行（订合同）

（1）起草（2）契约书的注意事项（3）实行（4）其他6.公开收购的几项问题（1）何谓公开收购（2）公开收购的种类（3）公开收购的手续（4）对公开收购的防卫策略（5）其他3.了解信息收集的各阶段，整理时将就会迅速和有序 为演讲所收集的资料，一定要牢记在脑中。但是，若特别为了演讲，而郑重其事反复阅读资料，是不可能的。 首先，在收集信息时，应先浏览一遍资料，而在写演讲稿时，再挑重要的部分看一遍，此时，大致的内容就已记下来了，但这并不代表已经读过全 部资料。

有关企业兼并这主题，因为一直视其为律师、会计师必备的知识和经验， 所以，这方面的知识都应已十分熟悉，但为了配合演讲，最好还是再附加一些概论知识，以及各种实际情况。

当然，到演讲会场时，应携带完整的档案，虽然在演讲时，几乎都不会 看档案的内容，但应先假设有某些听众质问你，为了确定统计数字等详细资料，可借档案来回答听众的质问。

卡文先生平时所收集的信息，在这次演讲上，发挥了相当大的功用。今 后，国内势必会将有关企业兼并的问题大肆宣物，这也是预料之中的事。

卡文先生开始注意企业兼并是在 80 年代，当时我国对企业兼并的印象不 太好，所下的评语是“掠夺”。

但是，美国等世界各国，却视企业兼并为商场上的家常便饭，且世界各 地的企业兼并件数也日益增加。

然而，在我国企业进军美国时，因视银行为可靠企业，所以将取得当地 银行，视为进军美国的方法。严格说起来，其虽和美国的企业兼并不尽相同，但由此我们可以预测不久的将来，企业兼并势必在我国兴盛起来。

由于管理者本身的工作，对此就更加需求，因此，掌握目的意识，来收 集有利的商业信息，架起指向性天线，使此次演讲资料的收集和整理进行得更顺利。总而言之，唯有拥有基本信息才能进行信息活用。

4.信息档案未经整理时，是很难发挥功效的 在前述的演讲案例中，以前所收集的信息，发挥了很大的功能，但是，并非每次的工作主题，都能和以前所收集的信息主题一致。一般来说，主题 不一致的案例较多。

在此再举出一个信息活用的具体案例。 某企业对加拿大不动产投资的专业信息和契约交涉资料，需求甚急。

而在日本，以美国为对象的信息，很容易得到手，但对加拿大及某些特 定的州，其信息来源就少之又少了，且税法常更动，所以一两年前的信息已经不适用了。 首先，在卡文先生接受此企业的委托时，手边的加拿大信息，都是一般资料。 而卡文先生工作上的信息，又大略分为会计师和律师两大档案。

会计师的档案内，在税务关系的标题中有“国际租税”的资料，这份国 际租税资料里，也有此企业所需的加拿大相关资料。另在律师档案内，也有个“外国关系”档案，其对此次工作也有所帮助。尚有一份不在工作范围内 的档案，但其中的“海外信息”资料却是此次工作的相关资料。

在有关的书籍中，若以“进军海外企业”或“各国的租税制度”为书名 的书，大多是以美国为诉求对象，所以对这次的工作，并无太大的帮助。再者，有关加拿大的书中，也大都只是一般的案件内容，很少有正确信息和个 别具体信息，所以，一般市面所卖的活用信息，对这次工作帮助不少。

而想从手边的档案和相关书中，挑出与这次工作有关的信息，最多只能 挑出所需的两成。于是卡文先生便致函加拿大驻日大使馆，要求函寄所需的资料，加起来也只有全部的三成左右。

这次工作中，最重要的信息是加拿大的投资法律、税务。而有关加拿大 对外国企业的特殊法律及税务法律上，将来不动产用途的变更可能性，也是 重要的课题。

加拿大和美国一样，有联邦法律、税法，及州法律、税法，但各州的法 律和税法都各具特色，不过不得不考虑到某州州法是否有所改变。例如，卡文先生从国会图书馆的资料室中所找出的加拿大州法律资料，但卡文先生仍 会仔细考虑，目前是否已有部分更动了。

当然，以卡文先生本身对海外的不动产投资的概略性认知，对加拿大的 法律知识也略知一二，但若要适用于实际案例，仍必须收集更多且更详细的 信息。

最具体的是，最近刚成立的“加拿大投资法”条文，因至今尚未施行， 所以必须了解实际适用的信息是什么，更须详细地调查，在某州设立分公司时，所会面临的种种问题。

另外，加拿大设有土地转让税，但因范例的税率都不相同，所以应先了 解这次工作须支付多少税金。因为这次的贷款，是以数千万美元为单位，所 以即使误差1%，都会产生相当大的差额。再者若无调查用途的限制，则会产 生用途变更无效，而这企业便无法继续推进发展，且其不动产的价值也将大为减低，所以，必须调查得非常详细。

总之，这次工作，必须收集许多当地的新信息。

5.活用人的信息是有益的活用别人信息是收集当地信息的起源。 以前，卡文先生曾在某国际会计师事务所工作，当时有位比卡文先生晚一年到职的同事，现任职别家国际会计师事务所，担任加拿大多伦多办事处 的经理。多伦多办事处的职员约有两百名，且多伦多离卡文先生此次所负责的工作投资地点很近。

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