第31章

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色彩：准备几种色笔，在你想要强调某个意见，或将思想加以组织时， 加上色彩。看看这些颜色如何影响你的思想。

促使运笔更轻松

色彩会消褪，庙宇会崩毁，帝国会覆灭，但智慧的话语将永远长存。

——爱德华。桑岱尔（Edward Thorndike） 脑力规划是在下笔之前的最佳构思方法，可以完全打破作者的心理障碍。山卓大学英语创意艺术教授卡布里。鲁瑟。里柯，教她的学生一套非线 性笔记法，称为“集群法”。可以由大脑蕴藏的丰富经验，得到多种选择。

1.借顿悟找出主题 写作最困难的部分是找出主题，以及如何下笔。作脑力规划时，让你的灵感及思绪在纸上放射出来，你会突然知道该写些什么。那是一种“哈！就 是这样”的心情。一个构想或记忆成为写作的主题，下笔就轻而易举了。你自然进入状况，而作者的心理障碍早已消失无踪了。

这是一个学生以“洋葱”为主题所作的集群构思活动及作品。你可以明 显看出烹调洋葱的记忆勾勒出整个影像，并反映到作品上面。学生自称并非作家，但影像如此鲜明，几乎伸手可及。

“我是一个乡下孩子。傍晚时分，我躺在摇椅上，慵懒地旋转着，转过 来，转过去。我赤着脚在泥地上画圆圈。母鸡轻柔地咯咯叫着。突然间我听到纱门砰的一声，母亲叫我吃晚饭，我闻到一阵猪肉片和洋葱的味道。”

——海伦。安得森2.顺其自然 下面两个例子是学生以“顺其自然”为题，作脑力规划练习的写作范例。

注意这两个完全不同风格的作品。

“争吵、流泪、挤一张床抢毯子的往事历历如新。爸爸最喜欢我，而你 总是最美丽、最受欢迎的。我只是你的小妹妹。现在回想起来，我们两人共度的时光是多么美好。一切顺其自然，共同分享记忆，整夜畅谈，像孩子一 样相亲相爱。给我最好的朋友？我的姊姊。”

——泰拉。海德“我站在衣橱前面，不停地转动衣架，无法决定该留哪件衣服。已经没 有位置了，我必须作取舍，因为在诺德雷克又将有一场拍卖会！”

——琳达。佳能3.脑力规划深入你的潜意识脑力规划能在你开始写作前，深入你的潜意识，刺激更丰富的情感、色 彩与节奏。并将你的特质由作品中反映出来。

我们将个人的经验，经过天分、期望及意识的过滤后，在作品中表现出 来，即是表现出我们的特质。如果我们能表达自我，并且得到他人的共鸣，就是达到创意沟通的境界。

4.写信给自己或别人 为了增进创意写作的技巧，应该把握每一个写作的机会。写信给朋友，谈谈生活琐事；或者选一个你喜欢的主题，写一段短文给自己。看见一个有 趣的人或事物时，用几分钟的时间把它记下来。把所有感想写在笔记上，不论是夕阳、花月，或者老板对你大吼。

写作也像所有的技能一样，需要练习。而练习写作的方法就是不断的写。 写作也是发掘自我意志的过程，画家将艺术的心灵以色彩、形式及线条诠释出来，写作则是将作者心灵的律动及灵感以文字表达出来。

脑力规划有助于开发脑力。你的大脑就是你的世界。探索你的大脑，探 索周围奇妙的世界。几乎所有的事情都要花几分钟作脑力规划，你应该经常练习这种技巧。选择一个激发你的写作焦点，写出所有组合，即使不太相关 也无妨。在你灵光乍现时，用几句话写出基本的理念。

练习 下列几个字，可以激发有趣的脑力规划与创作。选几个字作练习，根据主题写出一篇短文。对于写作前的暖身练习特别有用。 顺其自然圣诞老人我最喜欢的老师压力 责任红色 棋盘萤火虫 麻疹血液 小狗螃蟹 秋天情人节 教堂红宝石 监狱粉红象 爱情绿色 提示：。写出关键字，并与中心焦点连接。。写出所有你脑中出现的想法，先不予判断。。让这些想法再激发出新的灵感。。将相关的想法以线条连接起来。。当你顿悟一个构想或灵感停止时，简短地写出基本理念。 这些只供练习用，你可以记在笔记上，以便追踪自己的思考过程。

脑力规划非常有趣，而且充满娱乐性，多采多姿。可刺激大脑使它充满活力。

如何使商业写作领先群伦

在你力争上游时，你的成败取决于言辞能否打动人心。

——彼得。都克（Peter Drucker）

1.拙劣的写作技巧是工作的一大障碍 写作能力如同一个人的穿着，显而易见。保留在档案中的文字可以一读再读，印象更持久。不论你多么聪明自信、努力进取，只要有一项缺点，就 足以阻挡你的晋升之路，那就是拙劣的写作技巧。

你可以用一份内容充实、条理清晰的报告，说服你的上司，指挥你的工 作。

你不一定要像海明威，但必须言辞达意，让别人看得懂。文字简洁，条 理分明。

雷德。史密斯说：“写作没有什么。只要坐在打字机前，打开你的思路。” 并不是很困难。

以下是有效增进写作技巧的三个简单步骤： 倾听→组织→传达好像太简单了，事情就是如此。如果你能应用这套方法，及所有附注的 技巧，你的文字就能成为十分有力的工具，使你出类拔萃。

步骤一：倾听 在听完所有相关的意见、彻底了解问题之前，不要贸然写任何文件。商业写作是解决问题的一种方式，需要充分的信息，加以组织，报告结论，用 以制定决策或指挥行动。

解决问题要从倾听开始。唐纳企业主席盖瑞。米契尔说：“一般说来， 美式管理在交谈与倾听方面较不足。”我们在一天之中，有多少时间专心倾听别人？可能不多，一定不够。沟通分为说话者及听者两个部分。

任何一方缺少，沟通都无法成立。

2.倾听的方法 如何成为良好的倾听者：忍受沉默：不要打破沉默，等待对方说出想说的话。 发问：以探索性的问题做结尾，使对方有机会回答有关的讯息。

积极主动：当对方觉得你同意他的观点时，会觉得比较没有压力。 避免评断：评断会使对谈结束。即使你不以为然，若能保持开放的心情，也能获得更多意见。

3.倾听与问题密切相关的人 应该听谁说话呢？专家们太武断，看看与问题有关的人怎么说。找实际做事、直接与客户接触、处理抱怨事件的人。罗斯。彼罗德总是先听那些实 际做事的人的意见。如果你想要了解问题的其他层面，可以和一些新人谈谈，从不同的角度去探讨。

良好的写作技巧可以适切地表达思想。 良好的思想可经由文字传达出来。 步骤二：组织1.快速的脑力倾泄 当你充分搜集信息并掌握状况时，就可以开始组织写作的素材。这是运用脑力规划的最好时机，利用整个大脑，将意见、记忆、联想及组合迅速地 倾泄出来。并可以发掘创意，产生新的组合，组织新资讯，完成初步的大纲以及定出主题和细节。

2.焦点（Focus） 作脑力规划时先要找出报告的主题，也就是焦点。它可以将成熟的意念分离出来。大部分的商业写作都没有焦点，没有目标，没有预设结果。不能 引起读者的共鸣。在下笔之前，先回答下列问题：。我的诉求对象是谁？。我希望他们做什么？。他们有什么理由反对我的提案？。有什么原因会终止他们执行我的提案？。有其他的决策者吗？。舆论将如何批评？ 在开始写任何东西之前，必须先完成这个句子：我要（某人）做（某事）

因为（某个原因）。如果你写不出来，你就是还没有准备好。在开始下笔时， 你已经作出决策了。

3.了解你的诉求对象 知道你的诉求对象是谁，他们对你的讯息可能会有什么反应，是很重要的。你应该与他们建立共识。优秀的作者通常也是优秀的读者，他们倾听读 者的声音，以便找出能让读者接受的写作方式。

最快失去听众的方式是优越感。避免以下这种口气：“你可以看得出来”

（你怎么知道我可以？）及“我知道你会同意”（你凭什么这么确定？）， 或者“应该是很清楚的”（应该如何？？）。

了解你的读者可以帮助你组织题材，并充分被接受。 步骤三：传达决定 1：你非写这份报告不可吗？用口头的方式也许更好。ATI 药剂公司（有 150 个员工，营业额 1400 万美元）废除备忘，只偶尔记下政策和流程的 重点。总裁保罗。史蒂文生说：“每个人都知道该怎么和别人说话。”交谈比文字更有利，可以获得立即的回馈，加强社交接触并节省时间。

1.可以用说的就不要写 为了让思想更有系统，无法完全不用书面的沟通方式。但尽可能与人们交谈，把时间节省下来，处理更复杂的问题。 我们不是在写伟大的小说，不是提供娱乐，而是希望他们做某些行动及决定。前提是他们必须读过我们所写的资料，所以请避免冗长无用的形容词。

2.30 秒内抓住注意力 你必须和忙碌的人们共同争取时间。除非你是董事长或总裁，你可能只有 30 秒钟的时间去吸引读者的兴趣，否则你的资料将被归入“有空再读”的 档案（我们都知道不会有空去读这类的档案）。

我们需要应用广告的技巧——生动的标题、简洁有力的文句。要传达我 们的讯息，必须尽量吸引读者的注意力。

脑力规划帮助我们组织资讯、传达讯息。它厘清焦点，集中成简短、生 动的关键字。以下是几个实用的建议。

善用标题要善用标题，不可草率。用“获利简报”或“节省 300 万”，何者能吸 引你的注意？

如果你的标题和副标题运用得当，可以将大部分信息传达给读者，包括 最草率的读者。此外，几乎没有人会读完所有的资料。写报告时，每一段落应加上副标题，再穿插图表，避免分散主题。

利用图表促销理念1.视觉可以立即沟通 当你想很快说明一个构想或强调一个特别的观点时，照片和图表非常重要。一份有效的图表或照片有立即说明的作用。但有一些注意事项：。图片比表格更具震撼性。。每一份图表或照片只代表一个观点。最好是用几份图表共同说明一个 观点，不要混淆不清。。最好加上颜色。。图表或照片的位置尽量接近主题。 格式须切合功能你所选用的格式应该切合文件的功能。如果你收到一份备忘记录，可以 只作简短的答复；如果你负责分析一个新市场，就需要作一份正式的报告，包括统计图表及详细的资料。

2.沟通的形式 口头：非正式，非书面性。 手写：非正式，书面性。

备忘：需作群体沟通（3 人以上），书面性。 报告：需作群体沟通，探讨复杂问题需书面辅助文件，亦需以书面作成决定。 备忘录备忘录宜简短（最多一页）；备忘录的表头最好采用以下格式： 日期：收文者： 发文者： 主旨： 执行：作者可于执行栏表达这份备忘录的目的，并使读者了解作者所期待的行 动。如果只是“仅供参考”，则应重新考虑。

避免强调性别且不失可读性一份针对 500 所大学的学生（男女各半）所作的最新研究显示，当他们 读到一份以“他”为主词的资料，65％的人认为是男性。人们开始注意到文章中性别的不同，所以尽量避免用代表性别的字眼。也不可使用拙劣的结构， 如“他或她”等，可能破坏文字的流畅，更不易读。

以下是几种避免强调性别又不失其可读性的方法：。直接写出人名。。使用一般通称：如：经理应该尊重部属的意见。。偶尔使用女性称呼，特别是指一些有权力的人。如：总裁应将她的力 量用在？？。。使用比较中性的字眼。

运用幽默感1.谨慎运用幽默感幽默感亦可用在正式的文件里，但除非你确定不会引起他人的反感，否 则最好不用。如果一个主管或老板写一些幽默的东西给部属，可以令人觉得温暖、幽默。反之，如果部属写给上司，幽默可能会让人有缺乏自信或能力 不足的感觉。

即使你是一个幽默大师，亦该有所节制。人们若只喜欢你的幽默风趣， 就难以与他们严肃地沟通问题。

2.务必注意可读性 以下是一些可使备忘录或报告更具可读性的建议：两边留白要宽：短句比长句更容易读。两边留白可让读者容易批注，并 使文件看来更清晰且更专业化。

界定字句：利用粗体字、斜体字或字下线标出重要字句。 数字：采用易读的方式。如：400 万比＄4000000 容易读。

页次：3 页以上的文件应标明页次。讨论一些未标明页次的资料，常会 破坏整体会议。

连字号：增加空白，但影响可读性。如果可能应尽量避免。使用时不要 影响文字的流畅。

3.修改、编排、再修改 没有一个作者能省略修改的过程。一份未经修改及编排的报告是一种冒险，错误可能发生在最严重的部分。如总裁的名字拼错，或者最重要的栏次 漏标等。重要的文件应请别人看过一遍，交出一份重要的报告前，最好先放几天。（如果你有这种经验，就知道多放几天再修改的好处。）

4.大声读一遍 仔细检查文法及标点，可利用检查错字的系统。大声读一遍，打出拙劣、不友善或刺耳的词句。

5.结尾须加强讯息 文件的结尾可列出重要的附件、全文摘要或如何执行。不要吊读者胃口。

确定你所要求的行动已完全说明清楚。 更完善的计划管理 经营企业像骑脚踏车，不前进就会跌倒。

——约翰。大卫。瑞特（John David Wright） 你的老板要和你讨论超越强生公司的策略。你还没想过这个问题，因为你认为竞争有困难。你走进老板的办公室时，秘书说他正在打电话，可能要等 5 分钟。这时候你会：（1）随手拿起商业周刊来读。

（2）回想有关强生公司的事。

（3）与秘书交谈。

（4）作一份有关强生公司业绩的脑力规划。 每一种选择都有潜在的价值，但是只有一项能让你从容地拟出一份深具挑战性的计划。如果你的选择是（4），那么财富、升迁、名声与好运都指日 可待。

你可以利用这 5 分钟，作有关强生公司的脑力规划，分析它的各种情况： 问题、需求及其他重要的市场因素。等你规划出完整的背景，如何达到业绩的构想便会源源不绝。

5 分钟的作用我们习惯浪费像五分钟这种片段的时间。其实五分钟已经是一般脑力爆 发的时间，你可以用来展开一项计划的纸上作业。也许时间太短无法完成，但好的开始已经是成功的一半。

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