第33章

　　书农小说网友上传整理戴尔·卡耐基作品卡耐基成功全集形象设计艺术全文在线阅读，希望您喜欢，记住本站加入收藏下次阅读。

——罗文（D.H.Lawrence）

计划通常牵涉不只一个人，因此有所谓的会议。我们都知道会议 263 的重要，也都经历过许多乏味、言不及义的会议。其实会议也可以用很刺激、富挑战性的方式交换意见，沟通新计划及作成决策。

几年前的一项管理会议，使我对会议的成见从此改观。马森。海尔博士 召集一项研讨会，他让我们作一个称为沙漠求生的练习。他说我们的飞机在沙漠里坠毁，只抢救出 10 种东西。我们必须决定要走出沙漠，或留在原地， 并且依重要程度列出 10 种物品。我们先个别做这些决定，之后被打散成小团体，再讨论作成决议。

决议的结果更迷人决议的过程非常有趣，结果更迷人。当我们集合交换意见时，没有一个 人作出比小团体更好的决定。合作使每个人生存的机会增大了。在这个练习之前，我非常排斥会议。我从沙漠求生中得到启示，问题出在组织与执行， 而不在会议的过程。

发现隐藏的提案1.每个人都有意见 使会议更有效率的方法是，认清每个来开会的人都有意见并且预设立场。这些隐藏的意见在会议开始时，应该先诱导出来，否则会阻碍会议的进 行。因为每个人都等待自己的意见及观点被提出来讨论，而没有全心参与会 议。

2.使用脑力规划发现隐藏的提案 圣地亚哥心理健康协会的佩姬。史密斯，总是在工作会议开始时，先作脑力规划。她认为脑力规划不只可以带动与会者，而且让每个人将意见写在 纸上，鼓励每个人参与并开始资讯整合的过程。

让每个人全心参与，是会议召集人一项重要的目标。开会的基本目的是 得到与会者的意见，如果他们心不在焉，就无法确定他们是否同意所讨论的每件事（不可能），或者他们不同意，但想表达他们的异议（比较可能）。

规划会议的目标以脑力规划将进行中的会议或计划目标作出来，是一种很好的开始。将 计划名称及“目标”写在白纸或白板的中央，写出每个人提出的每一项提案。

在提议时不可以批评，可以温和地说“我们待会儿再讨论这些优缺点”，停止批评。 目标和意见像蛛网般，以焦点为中心放射出来，没有先后次序。等所有的意见都列入脑力规划图中，便可以让大家开始检讨，并从中选择主要的目 标。首先选出四到六个符合该计划重点的目标，用不同颜色的笔标示出来，使每个人都可以看得很清楚。也可以只选择一个目标，不一定最重要，但此 刻将开始进行。

选好目标后，纸片可以撕开贴到墙上，让每个人参阅。接下来开始构思 完成基本目标的方法。

会议管理谨慎的计划使会议更有效率，且使人们更乐于参与。 会议是团体与组织生活中的一部分，是集合人们、分享资讯、作成决策及交换意见的方法。经理人员大约将工作时间的 25％用在会议上，因此使会 议更有效率，将有惊人的效果。召开一个有效率的会议，事前谨慎的组织及计划是很重要的。必须考虑到的会议重点有：人：只邀请愿意或有帮助的人参加，不一定每个人都要在场。全盘考虑 问题，并请那些会受到决策影响的人参加。

时间：选择适当的开会时间，午休后或星期六傍晚并不适合，因为人们 不容易全神贯注。事先公布开始及结束的时间，使人们在有限的时间内必须专注问题，并作成决议。早晨到中午是决策会议的好时机，下午则适合社交 性的会议。

提案：书面的提案能让与会者集中注意力，并能预作准备。所有的重要 提案都应事先列出，让与会者开始思考。此外，可利用提案作成正式的决议，并写在所属的提案项下，再分别传送给有关人员。

场所：选择一个符合人数及目标的会议室。你可以让人们在拥挤、不通 风的房间待一小时，但不可能待上一整天。是否需要视听器材或准备点心都 须事先考虑。

决策管理1.决策需要认同并书面化 开会作成决议时应特别谨慎。会议召集人经常会有一种错觉，即听到一个赞成的声音，就假定每个人都同意了。等到决议付诸实行、惨遭失败时， 其他的人才告诉你，早就知道行不通。

2.什么会错 我们必须对自己诚实，让与会者有机会表示反对。要他们想想所有可能的差错，用脑力规划发现潜在的问题。在会议中我们需要获得更多意见，有 点类似脑力激荡，只是此时所考虑的是可能发生的错误情形。

这个过程可以改进原始决议，找出弱点并努力防范；或是使我们重新考 虑这项决议。计划愈大，牵连的层面愈广，我们花在“再看一眼”的时间也 应该愈多。

3.花点时间听听每个人怎么说 我们也应该花一点时间，确定在场的每一个人都完全同意。尤其重要的执行人员有反对意见时，更应该再协商，找出双方的歧见并达成协议。若异 议无法完全解决，整个计划应该延后。

如果你有足够的权力，可以强迫人们进行一项他们不以为然的计划。但 除非人们心悦诚服，否则不会全力以赴。

4.两个成功的重要信念 有两个成功的重要信念——第一是相信计划可行。几个世纪以来，人们都不敢相信能够飞向月亮。约翰。甘西迪相信，他把眼光放远，能使他的计 划实现。

第二是相信参与者可以做到。这项理念牵涉到资源的问题，是否有足够 的时间、经费、设备或人力来做这项计划？

通常异议会绕着这两个成功的理念打转：可行吗？我们做得到吗？这类 的异议可以再分析与解决。另一种可能是，怀疑这项计划该不该做，是否符合整体的计划，是否合情合理？

应该再花一点时间，取得人们的认同。一旦每个人都相信这是一项正确 的计划，就会去做而且可以做好，成功的机会非常高。

在这个过程中的每一步骤，都可以运用脑力规划使人们参与投入，将所 有的意见写出来，促进沟通与了解。

会议的基本资料在需要搜集及传送资料的工作会议中，可以利用电脑或传送器。用这种 方式记录资讯比手写更快。一部好的传送器可将脑力规划时的资料输入特别的软件。如果会议室中有列表机及复印机，可以在会议进行当中作成一份基 本资料，人手一份，立即检讨及编辑。

若有联网的终端机，观众可以先看到基本资料，在较困难的拷贝作业之 前完成初步的编辑。这种设备更可以将数据资料统计列表，以便讨论。结合硬件及软件的条件，创造强力会议。

练习（1）根据你上一次参加过的会议，做一份脑力规划图。怎样做会更好？ 检讨时间、地点、与会者、提案、意见及决议的流程。是否每个人都全心参与？会议的结论清楚吗？每个人离开时，是否都清楚自己应该完成什么任 务？是否照预定进度？

（2）假设你必须主持一项会议（或想主持一项会议）。用脑力规划设计 会议的时间、地点、与会者。会议的目标是什么？你想要宣布哪些讯息？希望做成哪些决议？列出讨论提纲。在开会前人们会得到哪些资料？有哪些资 料需要在会议中提出？

全脑进度表

如果你对未来毫无打算，你会真的一无所有。

——亨利。福特（Henry Ford，Sr.）

做进度表是时间管理的基本原则。我们都知道怎么做：。列出待完成的工作。。决定工作的轻重缓急。。执行进度表。

这样做没有错，但通常一天之中，你可能只做完表上 15 项中的第 4 项（有 时连第 1 项都做不完）。那么从第 5 项到第 15项怎么办呢？延到第二天再做也可以，但有时一项工作没有及时完成，会影响整个计划。如果你不断加上 新的工作项目并重新编号，会一片混乱，而且没有系统。

不起作用的进度表为什么很多人使用时间管理系统，却仍然觉得完成工作遥不可及？为什 么很多人常在事实发生后才填上进度表？为什么很多人做进度表都是虎头蛇 尾？

答案很简单。因为进度表不合乎我们工作的习惯、没有弹性、不能刺激 交互作用，也不是思考过程的一部分。粗糙、霸道、冷漠、呆板？？难以灵 活运用。

在我做一个建筑工作室的脑力规划时，长堤希尔顿的人事主任杰丝。史 都华给我一个灵感。她提议用脑力规划做进度表。我觉得值得一试，事实证明，效果太好了。我后来才知道很多脑力规划者使用这种技巧做时间管理， 汤尼。布桑和麦克。吉柏已经用了 15 年了。

唯一的后遗症是我工作得更辛苦，因为我完成更多，所以我在进度表上 加了更多东西。

做出更好的进度表以脑力规划做出进度表，可促使你身体力行。我常觉得好像有人会看看 我到底完成多少。我的进度表只为自己做，一团乱，可笑的颜色像蛛网般遍布纸上。除了我以外对任何人都没有意义，但可以让我考虑到每一个细节， 在颜色及图形中怡然自得。让我得到回馈，即使重新安排工作流程也没有挫 败感。

星期日傍晚安排一周进度安排一周进度，最理想的时机是星期日傍晚。用大约 20 分钟将所有的规 划图整理好，星期一早晨到来时，你已胸有成竹。每天结束前，你只需利用5 到 10 分钟修正规划图，就能让第二天的工作一目了然。以下是基本观念：。最好用大型纸张（大型电脑纸）及几种色笔。。在纸的中央画一个框，写下“待完成”。标出日期，如：7 月 18 日到24 日等。。考虑你的主要工作项目。例如厂务经理可能要考虑设备、产能、安全、 管理、人事，而业务员则可能有说明会、追踪、报价及人事等。。在纸的最顶端写下目标，提醒自己，用它指挥你整个星期的活动。。每一个项目用不同颜色的线条，连到中心的框框中，并在该项目上写 下标题。。在各分类项目引伸出来的线条上，用同样的颜色，开始写出待办事项。 使用关键字，每项工作只用一、两个字来描述。

用黄笔标出一天的工作重点。写出所有的工作项目后，逐一检讨，并将必须在隔日完成的工作用黄 笔标出来。再看一遍所标出的项目，并以数字标出优先顺序。用不同的颜色 圈出号码以利辨认。。在左上角用黄笔作记号，并用黑笔在顶端写出预定完成的日期。。当你完成一件工作时，用不同颜色的笔划掉。用粉红色画过黄色，可 变成一种不显眼的橘色。。计划隔天的进度时，只需再标出更多工作号码。你可以在一天之中或 检讨流程时，随时增减修改。。如果你打了很多电话，没打通的号码也可以列入第二天的进度表。在 表上标出日期并注明“留话”，提醒你打过电话，正在等回电。。最后，你的星期进度表会为你保留完整的活动纪录。

进度表的益处你可以有一个组织完善的结构图，令你立即知道自己身在何处、应该做 什么。不需破坏进度表，就能轻易加入新的工作项目。橘色（任何你代表完成的颜色）愈来愈多，会让你有一种成就感（这是生活中令我们愉悦的小事）。 你可以加入电话号码、约会时间等，使这份图表成为实用的工具。这是你自己的图表，你不用担心一团乱，或别人看不看得懂。 因为这种进度表有弹性，而且使用简便，因此比标准的进度表更有效率。

一目了然的电话表方得训练系统的总裁贝利。方得，使用电话表。他专攻办公自动工业的 销售训练，他的电话表分为经销商、地区经理、零售店等。名字和电话号码分别依相关的功能分类，写在同一页，一目了然。他说：“这比记在电脑里 快多了，因为我可以一次看到所有的电话。而且，所有的人和号码都写在一起，可以提醒我该打的电话或该追踪的人。”

演讲的力量

我的父亲给我演说方面的忠告：诚恳、扼要、端坐。

——詹姆士。罗斯福（James Roosevelt） 很多成人最恐惧的事（比死亡更甚），是在大庭广众前演讲。这种与群众沟通、向别人传达讯息、经验及热诚的能力，对我们的成败有很大的影响，因此也愈来愈重要。 在公众面前演讲，使我们容易受伤害。但我们也常过度夸大可能产生的失败及羞辱。对一个人说话时，我们可以稍作保留，并观察对方的身体语言 及反应，随时应变；但面对群众时，多半有既定的讲题及流程，无法作太多 调整。

演讲时不一定要两脚发抖、声音发颤，但有时很难避免。多数的演讲者， 不论有无经验，还是会觉得头昏眼花，即使有经验的演讲者也常会出差错。

以下是控制失误的三种原则：。目的。加强注意力及记忆力。组织

用一句话陈述目的准备演讲时，最重要的是了解为何要演讲，及为什么有人要听。为了确 定你不会浪费你自己和观众的时间，应该检讨演讲是否有必要。用一句话将你的目的写出来。 演讲常被用来传播讯息、教学、激励群众从事某种活动或娱乐。你应该了解目的以便作准备。要让观众了解一项新的法令，或想让他们惠赐一票， 型态完全不同。前者的重点是帮助观众了解并记住该法令的重要性；后者则强调选举对群众生活的影响。

准备有精辟的内容的演讲才是上策。没有人喜欢枯燥乏味的演讲。

增进注意力及记忆力1.顺序定位与补强技巧加强记忆 如果希望人们在整场演讲中保持清醒，并记住演讲内容，应该先了解记忆的运作情形。 演讲者可以善用顺序及辅助技巧增强记忆。例如：。复述。联想/组合。热情。关联 这些技巧亦受顺序定位的影响。开头及结尾比中间的资料更容易被记住。我们的记忆有限，一次最多只能记住七项（加减两项）。

2.讯息的保留公式 讯息的保留公式如下： 补强技巧+/-顺序定位+/-极限____________ =保留的信息 复述：复述时应简化为整个演讲内容的摘要。开始时提示内容大纲，并在结尾处加强信息，避免过度重复。 联想/组合：与观众的记忆相关或类似的信息，容易被了解，也容易被记住。 热情：即使是技术说明，感情仍很重要。加入感性的成分，可启动右脑特质，并使信息提升至不同的水平。若你对信息充满热情，可以用声音、与 观众有关的生活小故事表达出来。

关联：知觉关联非常重要，因为人们对信息有不同的反应。有些人偏爱 视觉资料；有些是真正的听众，由声音和字汇接收信息；有些则非常活泼，由感觉和情绪接收信息。你的信息应该利用各种形式表达出来，并适合每一 种基本的接收方式。

3.演讲提供的信息愈多愈好 我们经常误以为说上半个钟头或一个钟头，大家还能记住我们的话。如果我们没有应用各种表达型态，有些人根本无法得到信息，更不用说记住。 如果你回到前面提及的果酱盘理论，三种补强技巧就如同把热水再加热一点。水愈热，倒进果酱时所造成的沟纹愈深。 鼓励观众作笔记，可使观众更易于吸收并记住演讲内容。

4.开头和结尾时的资料最易记 顺序定位：开头和结尾时的资料，比中间的资料容易被接受，也最容易记住。有两种应用的方式：（1）在开始和结束演讲的 7 分钟内，强调你希望 他们记住的资料。（2）使用变换步调的练习，造成副周期，就能使你的演讲中有更多的开始与结束部分。

记忆平均的限度不超过 7 分钟，超过一个半小时就会完全崩溃。如果你 的演讲内容不能引起观众的兴趣，应该每一小时休息 10 分钟。如果观众十分有兴趣，可以每一个半小时休息一次。

最近，在一群以医生为对象的演讲当中，我需要强调医药工业中混沌的 萌芽阶段。因为这对所有的医生而言，都早已是老生常谈，所以我配合一份卡通幻灯片题为“忧愁与审判”，这段说明在 6 分钟内回顾两百年来的医药 工业，获得许多欢笑，更重要的是，他们把我的资料带回家了。

5.每隔 10 至 15 分钟变换步调每隔 10 到 15 分钟变换步调，可以将冗长的内容打散成许多小段，保持 观众的注意力。良好的步调转换方式为：适度的幽默、小故事、活动、使人们活动肢体（即使只是举手）及视觉反应的运用。使观众的注意保持在巅峰 状态，并造成记忆周期，使他们轻易接收你所欲传达的信息。

如果你的演讲超过中午，这些步调的转换必须更自然，因为你要对抗饥 饿及自然的低落情绪。如果你曾经在过午的演讲中打瞌睡，想想看该怎么做才能让你保持清醒，并运用到你的演讲之中。

组织演讲材料脑力规划可帮助你组织演讲的材料，在这个阶段作脑力规划，可以使你 的情绪投入材料中。若需要加上感情，可以将感情列入脑力规划的一个项目 中。

1.色彩及符号增加趣味并加强记忆 在你作好一份演讲内容的规划图后，应该多画几遍，并加上颜色及符号，直到你完完全全记住为止。如此你无需再翻阅索引卡或演讲稿，这种程序可 以使你增加极大的信心。

在作演讲时，可以为观众画演讲图，给他们一种视觉的资料，并引导他 们作笔记。尽量使用各种颜色和图形，增加趣味性。每一个项目用不同的颜色代表，标出特别的重点或强调主要的观点。有些演讲者先使用黑白图，在 强调各项重点时，再分别以颜色标出。

如果你希望观众能记住你的资料，则你所提供的资料必须条理分明。很 多人记住一项资料，是因为那就在“左上角的红色区域内”。

脑力规划在小团体中更好用，只需要一、两块白板及彩色笔。若是在大 团体中，可以用一部高架投影机配合几张图片，并保持与观众的目光接触。

视讯资料加强信息 准备演讲的第二项考虑重点是，应该使用何种视讯设备。除了听讲外，如果能将重点以图表的方式强调，则能大大加深观众的记忆。人类的记忆非 常容易流失，信息若未经加强即迅速消失。

2.将观众与视讯资料结合 使用视讯设备应配合演讲的内容。以下是一些准则： 小型、非正式的团体：白板或黑板能即席提供视讯资料，适合并不复杂的演讲内容。 小型、正式的团体：准备活页图及高架投影机，能迅速说明复杂的内容。

大型、正式的团体：幻灯片最适合大型会议，可放映更多图表，效果非 常好。但需特别注意室内的灯光，采用背光式幻灯机，可以开灯。

　　如果觉得卡耐基成功全集形象设计艺术小说不错，请推荐给朋友欣赏。更多阅读推荐：戴尔·卡耐基小说全集：卡耐基成功全集形象设计艺术， 卡耐基成功全集经营管理方略， 戴尔·卡耐基传记， 点击左边的书名直接进入全文阅读。