第3章
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但首先还是让我们来看看几条一般性规则。 一般规则：视听器材是非常有力量的。它们可戏剧性地提高听众的兴趣及注意力。 所以它们可成为非常有力的工具，也可成为非常强劲的敌手。选择错误或使用错误的器材会使听众分心。
器材也可以使演讲者自己分心。它们可以吸走他的兴趣、注意力、目光， 以致影响他跟听众建立接触的时机。
为求有效起见，视听器材必须简单。它必须协助观看者迅速领会及消化 所传达的讯息。如果器材太复杂，只会让观看者分心。
它应当醒目。粗的线、大的字，即使坐在最后面的听众都能很容易地看 清楚。
避免分心。观看者一直集中精神在看它们。如果你想要听众在银幕上看 到一幅有艘船的画，你也许发现要是在背景上的某处有条游艇会使画面的平衡显得较好。在那种特形下，他们会去看游艇而忽视了那艘船。因此要避免 犯类似的错误。
视听器材可以事先准备好，或者在演讲者演讲时临时制作出来——他可 以用写或画来说明他的论点。
当预备的视听器材由会场外搬进来时，也同时带来了声望与权威，进而 提高演讲者个人的威信，并加强他讲这个题目的专家身份。为了达成这个目的，它当然必须看起来是精巧的、整洁的、漂亮的——同时也必须是醒目的、 简单的。
在另一方面，如果演讲者想要跟听众建立亲密的关系，那么他们还是比 较喜欢那种当他们的面所制作出来的视听器材。
对一大群听众演讲，使他们对你产生专家及权威人士的印象，应使用准 备好的器材。跟一小组人演讲，可随着演讲的进行临时制作它。
当使用准备好的器材时，要在适当时机才展示出来。如果它们是在该展 示的时间以前或以后才拿出来，它们会大大地分散听众的注意力。
在演讲开始前，一定要检查器材的可用性。看看灯光是否合适，字体是 否够大，够醒目，标示笔在需要时是否没有毛病。
最重要的是要注意与听众接触。避免被任何器材所吸引，并应尽量做目 光接触，尽力表现出其他有助于使你的活力外在化及使你能与听众打成一片 的行为型态。
1.板 演讲者可用来写字的板有三种。它们是黑板、白板及纸板。
传统的黑板只有一个好处，它比较便宜。然而，粉笔用起来很脏，黑板 表面易于反光，而最糟的是读起来很困难。
白板较可取，它不会弄得脏兮兮的。而且白板笔的字迹，很容易被擦干 净，有多种不同颜色的笔可使用。反光也是一个问题，但它的视觉效果比黑 板要好。
纸板的标准尺寸约为 45CM×65CM，上面所附的纸张可以从纸板上面翻过 去。它有白板的全部优点。它的其他优点是：（1）易于事先准备好纸张（2）纸张可随意拿出来或藏起来（3）演讲者可将前面看过的纸再翻回来以提醒听众（4）纸张可以拿下来，并把它黏或钉在墙上（使用胶纸或图钉，它不会 伤害到装潢）
纸板是三种板中最经常使用的。 任何一种板都可以靠着墙挂，或放在架子上。后者比较可取。它可以使演讲者侧着听众而写字，不像挂在墙上的板那样，它会强迫演讲者以背对着 听众来写字。因此挂在墙上的板会严重干扰声音的传播及眼睛的接触。
当使用放在架上的板时（要在它上面写字或画图），对惯用右手的演讲 者来说，最好的位置是面对听众时站在板的左边。这样他在写字时就不会把所写的字挡住。如果他站在相反的位置来写字，那就困难得多了。
要告诉人家的东西可先写在板上——纸板、法兰绒板或磁铁板。当使用 这些板时，所要讲的事情必须简单明了；制作时必须简单醒目。在未使用前先把它遮盖起来。当打开时，用短暂的时间让听者有个全盘的印象，然后简 略地叙述你要传达的讯息，让听者的注意力集中到重要的项目及所使用的特殊计算单位上去。不要期望他在没有适当说明的情形下能了解整个状况。给 他时间及帮助。
2.幻灯片 有效使用幻灯片对听众会有很大的帮助。它们可以保持兴趣与注意力，并传达资讯。 它们也会造成破坏。比方被装倒了，或者次序搅乱了；甚或向放映师打错信号，当放映完了时，灯光突然亮起，使得每个人的眼睛什么东西都看不 到。
为了更有效使用幻灯片放映机，必须： 每张幻灯片上的文字力求简单 每张幻灯片都做上记号，以便知道如何装片 编好正确的装片顺序 灯光先暗，然后慢慢地亮起来可能时，让演讲者坐在位于听众中间放映机的旁边。然后：（1）从权威人士的身份转变为听众的身份来调整声音（2）使用箭头型手电筒作为教鞭3.高架放映机 高架放映机非常流行。它可使演讲者面对听众，将制好的幻灯片投射到头部后面的银幕上或墙上去。 它是一种效果很大且有多种用途的工具。它可作巧妙的显像，甚至可用于连续投影。 它固然很有效果，但通常也是一个强而有力的敌手。它有一个风扇会制造让人分心的噪音；而更重要的是，投射出来的影像是出现在远离演讲者的 地点。演讲者与听众之间的互动关系因之受到影响。同时放映机是演讲者与听众之间身体上的障碍物，部分遮住了他，当然就成为心理上的障碍物。由 于有了这层障碍，演讲者往往会把精神集中在器材上。有的权威人士建议他应当用一根针或教鞭在幻灯片上把局部影像指点出来，但这样子会更加造成 分心。
那么演讲者究竟应该如何使用这种有效果的工具呢？ 一般来说，避免将放映机同时用来写跟说。在这种情况下，高架放映机是个很难伺候的敌手。最好是使用放在架上的纸板或白板。 当使用事先制好的幻灯片时，站在墙或银幕的旁边，这样听众看到画面也就看到你了。为了指出局部影像，可在银幕上用教鞭来指，不要在幻灯片 上用铅笔或针来指。
在制作画面时可使用许多巧思。只要多多研究器材很快就会想出很多点 子来。但这有很大的危机，因为演讲者的注意力会被器材所吸走。他会发现他太注意放映机、幻灯片及在银幕上的影像，以致失去了跟听众的接触。
假若你希望你的演讲能提起听众的兴趣，它有很多用途可供使用。它可：（1）用来作单纯的书写；（2）跟影印机一起使用，以制作打字的文件或图表；（3）使用有色墨水以供分色之用；（4）可将部分画面予以掩饰，而让其余部分尽量凸显出来；（5）将一系列的幻灯片重叠起来可以看到连续的局部影像或显影。如果 希望这样做的话，可将它们用胶纸黏起来。
4.结论 视听器材是很有效果的沟通工具。它们可以成为有力的助手，亦可以成为有力的敌手。 让它们保持简单与醒目。在制作时注意听众的需要，并注意在使用这种工具时只把它当作是满足听众需要的助手。 在使用期间要把注意力集中在听众接触上，不要放在那些工具上。
检查你的位置，使你看起来跟器材很调和，不要站在跟它相反的位置。 放在架子上的板比挂在墙上的板更佳；纸板或白板优于黑板。
要让幻灯片保持简单，并做适当的解说。 谨慎使用高架放映机。主要使用于事先制作好的幻灯片。好好利用器材的潜力，但只是把它当作仆人来用——不要让它变成主人。
具有重要意义的演讲
前面已经讨论过非正式演讲的技巧，并提出建议。它是假定讲题属于一 般性的，演讲的时间是以听众能迅速保持注意力为准，大约是 20 分钟。
经理人会被要求做各种方式的演讲。他们也许需要做较长时间的演讲， 或做技术性的演讲。他们会被要求做下述方式的演讲，就是召集同仁来听讲，并对演讲者做出评判，看看他的技术能力如何，及他所代表的公司的能力如 何。
那么演讲者很可能会碰到需要在装有麦克风的大礼堂里发表演讲，并需 要处理问题及讨论。
我们将继续提供处理这些情况的方法。 在开始时，让我们先区别下述四种演讲的不同之处：（1）非正式演讲，讨论一般性的话题，不涉及技术上的细部事项。演讲 时间大约是 15 到 20 分钟；（2）重要演讲，例如会议式演讲，可能需要一小时；（3）技术性演讲，主要是传达技术上的细部事项；（4）经刊登的论文或讲稿。 本节将讨论如何处理后面三种情况——重要演讲、技术性演讲、经刊登的论文或讲稿。 一个当经理的人也许还要以其他角色去参加会议：做个普通的与会者，提问题，或一起讨论别人的提案。如何扮演那个角色将在第二十一节的“较 大会议”中加以讨论。
较长时间的演讲 现在是在讨论下列问题： 较长时间的演讲究竟应该多长？ 它如何设计？
它如何准备？ 首先，让我们谈一谈演讲时间的长度。 人们所能集中精神去听的时间是有一定限度的。
时间的长度要由许多因素来决定。演讲者的技巧，一天的时间（上午要比下午或晚餐后来得长），听众对讲题内容的兴趣，演讲者跟听众之间的互 动关系。
然而，虽然有这些变数，但还是有限度的，超出那个限度你就无法期望 听众还能集中他们的精神。这个时间大约是 15 到 20 分钟。
有天份的演讲者，再加上环境良好，所讲的题材有趣，也许可以维持听 众兴趣到 35 分钟，甚至 40 分钟。不会更长了（在大学里一堂 50 分钟的课，究竟有多少学生能集中精神从头听到尾的？）
一位演讲者如果想要让听众的注意力能集中 15 到 20 分钟，他就要替自 己订个严格目标。
因此，如果他被要求在开会时发表一小时的演讲，包括接着举行的问题 讨论，他应该怎么办？
较理想的做法是，他应该先跟会议主持人商量，使他的演讲时间不致超 出听众的注意力集中时间。但会议计划的性质似乎是非要演讲者发表包括半小时问题讨论在内的一小时演讲不可。
遇到这种要求，演讲者应当接受安排给他的时间，并将它分成几个较短 的时段。在每一时段之中，他应当选择完全不同的方法来演讲，这样就可恢 复听众的注意力。
例如，一小时的理想分法是分成四节，每节约为 10 到 20 分钟。 第一节：不妨采用正式演讲的方式，演讲者站在听众的前面，面对他们。
会场里有一种从讲台上散发出来的权威气氛。 第二节：改变气氛。使用视听器材，如幻灯放映机。到礼堂中间来使用放映机，并在听众间以较亲密的方式继续演讲。跟听众打成一片，使用箭型 手电筒来帮助，让大家一起把注意力集中到银幕上。
第三节：让听众投入。鼓励他们去思考他们愿意在这个阶段所提出的问 题。或者发表其他的意见及经验，或者把听众分成几个小组来讨论，然后再报告他们到目前为止所听到的东西。
第四节：采用别的方式，继续让听众产生新的注意力。例如，从听众中 收集三或四个特殊的问题，邀请他们加入演讲阵容，在礼堂前面坐成半圆形，彼此公开讨论。这种讨论不仅可再度激起注意力，而且可以引发一般听众的 热情，因为他们认为跟原先在听众席的人辩论及质询是件很新鲜的事，感到很兴奋。他们不想被人遗弃。
最后，根据笔记及随后的讨论，将要点做个总结。 像这样一种重要讨论会的准备方法请参阅前面所提供的建议。
（1）A4 阶段：任意记下的备忘事宜。
（2）A5 阶段：以听众为导向，在少数几个主要标题下面加以整理。
（3）A6 阶段：将提词减至最少。 大多数演讲者在准备发表重要演讲时都需要一再使用这种方法。
第一，将全部演讲好好计划，使它成为四个独立的部份。四个部份的主题必须慎重选择，记住听众的兴趣，并将演讲方式做三或四次的改变，以求 恢复听众的注意力。
第二，重复使用 A4、A5、A6 方法，每一部分使用一次。 这种做法的最后结果将有 5 张 A6 卡，最上面的一张写有讲题及所包含的四个部分；每一部分都有一张卡片，每张卡片上面写有该部分的四个左右的 标题。
把计划拟妥后，演讲者必须确实可以获得演讲所需的适当器材——特别 是视听器材。他必须花点时间及心力，确保能得到合适的模型、图表或幻灯片。正确、简单、可见、次序不搞错。
让我们把重要演讲的主要问题做个总结：（1）没有特别帮助，你不能期望听众的注意力集中时间，一次可超过15 到 20 分钟。
（2）有计划地作积极性的变化。在演讲期间将演讲方式作三或四次的改 变，以求恢复听众的注意力。
（3）重复使用前述的 A4、A5、A6 方法，以利准备工作。
（4）准备合适的器材以便于说明。
1.技术性演讲 听众无法轻易地吸收有高度技术性的资讯，他们无法轻易吸收许多事实及数字。想要在演讲中提供全部例证或数据的演讲者注定会失败。他所讲的 东西别人无法充分了解。
这种演讲的内容应当包括问题定义的讨论，然后说明使用的方法与所遭 遇的困难。不要试图提供所有的成果。限制自己只做总结。因此只讨论它的 重要性并作成结论。
如果遇到某种精确资讯必须予以传达的话，演讲者务必将它写下来。有 必要时，他可以把它写在 A6 卡的后面。但是这种精确资讯的范围通常应该予 以限制。
当他认为这种资讯必须予以传达时，他应当既让大家都能看到（写在板 上），也要至少把它念两次，以加深听众的印象。务使听众有很多机会去听、去看、去了解及消化。
如果演讲者认为必须提出更详尽的特定成果时，他当然应该事先把它们 制好在图表或幻灯片上。他可以放映这些幻灯片，他可以从图表或幻灯片上把资料报告出来，他也可以说明他所作出的结论。然而，他不能期望每个人——即使是懂得技术的听众——能完全懂得他所说的东西。 他可以达成的事项是：（1）指出异常的数字或强度的大小；（2）展示他所做的工作的范围与性质；（3）要求凡事必须可靠；（4）指出重要的结论； 他无法达成的事项是：（1）完全了解他的成果；（2）懂得他所说的，并当场立刻予以消化；（3）使听众能根据结果做出他们自己的结论。 从沟通的观点来看，一般指导原则是在演讲中严格限制技术细部资料的数量。 然而，有的时候一个人亦需要向同仁提供许多技术细部资料，一方面给他们作参考用，另一方面可以促使他们评论及作进一步的发展。遇到这种情 形，你所提供的资料必须尽量写出来。并事先传递给大家看。参加会议的人员然后才有机会去看，去重看，去了解某些含意，并在会议前化解争辩。
参加会议的人员的确有机会先看，但有许多人不一定看过事先传阅的论 文，演讲者现在遇上了一个待解决的难题。
一方面他不能期望当场立刻传递他所写的那些有的人已事先研究过的资 料的所有细节。另一方面他必须提供充分资料给没有看过的人，让他们能够听懂论文的要点，甚至能够参加讨论。
大家需要的是大纲，把纲要写出来，而不要涉及细节，例如，标题可写 成：（1）问题的定义；（2）所做工作的范围与方法；（3）显著的成果，限于三或四个重要因素；（4）含义。 本书所提供的一般指导原则是告诉你如何作有系统的准备，并让演讲者所使用的讲辞能让听众易于了解。这种技巧可使演讲者的精神，都集中在非 常重要的听众接触上。
这并非总是可能的。如果讲稿需要刊登的话，那么它可能会引起严苛的 批判。遇到那种情形，每个字都要衡量，每句话都要检查。
在大多数学术团体里，讲稿或诗文可能会先刊登出来。当轮到作者演讲 时，他可以问问看论文是否可以拿来照念。任何报告都应当是书面的陈述，演讲者在向听众做口头报告论文的大纲时，可以有更多的自由来选择用字。 如果情况强迫他念书面论文的话，那么绝不可忽视听众接触。他必须小心运用他的声音，停顿一下，并变换声音的快慢，强弱高低。他必须将论文 放在适当的高度，使他的头不致弯下来念，这样子声音才能传播出去。他应当经常抬起头来看，寻求目光接触，并在使用手势或表情时一定要很肯定。 向最重要的听众演讲时，他甚至要用电视讲词提示机，或自动提示机——它是一种电视新闻播报员所使用的器材，使观众相信透过摄影机播报员是 用眼睛看着他们在播报新闻。事实上，在播报员与摄影机之间有一个看不见的荧光屏，连续将新闻显现在荧光屏上。
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